Za posledný týždeň bolo o e-mailoch množstvo článkov, najmä vzhľadom na to, že prichádzame k 30. výročiu e-mailu. Často sa diskutuje o problémoch, ktoré vytvoril e-mail (a tiež o problémoch, ktoré e-mail vyriešil), hovorilo sa však viac o ako musíme pracovať na skrotení e-mailu s cieľom vyriešiť problémy, ktoré vytvára.

Problém však nie je e-mail. E-mail nie je potrebné krotiť. Problém je, jednoducho, taký liečime emai l.Reklama

Jednotlivci a spoločnosti zaobchádzajú s e-mailom spôsobom, ktorý je v rozpore s tým, na čo by sa e-mail mal používať: komunikovať v dlhej forme bez použitia telefónu. Nejde o náhradu telefónu, nejde o prostriedok na okamžité kontaktovanie niekoho. Očakáva sa však, že to je - alebo by malo byť .

Ľudia si myslia, že keďže dostanete e-mail takmer okamžite, mali by ste odpovedať vecne. Ale pre väčšinu ľudí (existujú niektoré zamestnania, kde práca funguje je e-mailová správa), správa e-mailov je jedným z aspektov ich práce - a tým malým. Napriek tomu je to takmer jedna z prvých vecí, ktoré spomenieme, že robíme počas nášho dňa.

Popremýšľajte o tomto: čakáte na poštového pracovníka všetky hodiny, otvárate a zatvárate dvere a každý deň nonstop kontrolujete poštu? Samozrejme, že nie. To by bola strata času a energie. Viete, kedy dorazí poštový pracovník (približne), takže ak niečo čakáte, máte všeobecnú predstavu o tom, kedy to príde. Z toho dôvodu nesedíte celý deň pri dverách a čakáte. Vyskúšate svoj deň tým, že urobíte skutočnú prácu, ktorú máte, než aby vám prekážala v ceste možnosť dôležitého doručenia.Reklama

Robíte to isté s e-mailom? Pravdepodobne nie.

Namiesto toho necháte svoju e-mailovú aplikáciu otvorenú a čakáte, kým nepríde upozornenie na blížiace sa upozornenie, takže môžete skontrolovať a zistiť, čo nové sa vám práve doručilo.

Možno to neurobíte. Možno kontrolujete e-maily 2–3krát denne, a to je všetko. Možno s e-mailom nakladáte tak, aby vám umožnil lepšie zaobchádzať s vašou ostatnou prácou.Reklama

Možno.

Spravujete svoje úlohy zo svojej e-mailovej aplikácie? Pokiaľ nepoužívate niečo podobné ActiveInbox alebo podobný doplnok, potom používate komunikačný nástroj ako nástroj na správu úloh. A to nefunguje.

Dávate si post-it poznámky priamo (a výlučne) do telefónu, aby vám pripomínali, že máte robiť veci? Môžete to urobiť pre položky, ktoré vyžadujú použitie telefónu, ale okrem toho o tom veľmi pochybujem. Robíme to však s e-mailovými aplikáciami bez toho, aby sme o tom premýšľali rovnakým spôsobom.Reklama

Prekážkou v používaní aplikácie na správu úloh je často to, že si ľudia myslia alebo si myslia, že na správu svojich úloh pomocou priečinkov a podobne môžu použiť svoju e-mailovú aplikáciu. Môžete sa pokúsiť, ale nebudete ani zďaleka takí efektívni a efektívni. Vyzývam vás, aby ste na správu svojich úloh používali samostatný softvér (alebo, ak používate Outlook, použite komponent To Do), a na správu svojich úloh nepoužívajte e-mailovú aplikáciu. Vydržte to pri úvodnej úprave a stavím sa, že sa váš pracovný postup zlepší.

Aký je teda záver?

Bez ohľadu na to, akú e-mailovú aplikáciu alebo službu používate, pokiaľ nepoužívate disciplínu a hranice, pokiaľ ide o používanie tejto hodnotnej komunikačný nástroj , robíš to zle .Reklama

V čom je teda problém s e-mailom? Nie je to technológia; sú to ľudia, ktorí používajú túto technológiu. A kým tento problém neopravíme, bude sa e-mail vždy zobrazovať ... nefunkčný.

(Fotografický kredit: Veľa zavináčov cez Shutterstock)