Mysleli by ste si, že iniciovanie správy, pre ktorú sa môže týkať, je bezpečná stávka, ale možno vás prekvapí, keď sa dozviete, čo tieto slová skutočne hovoria vášmu čitateľovi - a to nie sú všetko dobré správy.

Za každú cenu sa vyhýbajte všeobecným formalitám.

Je bežnou praxou používať formálne neidentifikujúce pozdravy pri rôznych príležitostiach, od životopisov a motivačných listov, cez oslovenie potenciálnych klientov až po písanie obchodných listov a ďalších. Býval na to dobrý dôvod: ľudia, ktorí písali tieto typy komunikácií, ich zvyčajne buď hromadne posielali, alebo nemali k dispozícii dostatok informácií o príjemcovi.

Časy sa však zmenili.

Pretože sa marketing a komunikácia zmenili na personalizovanejší prístup v kombinácii s pomocou pri výskume, ktorú teraz poskytuje internet, neexistuje len dobré opodstatnenie použiť toho istého starého, ktorého sa to môže týkať. (Starý vážený pán alebo pani je rovnako hrozný.)

Všeobecný formálny pozdrav ľudí naštve.

Používanie formálneho tónu ako úvodných slov sa stalo takou tradíciou, že ľudia môžu takmer očakávať, čo tieto slová povedia, bez toho, aby ich museli čítať.Reklama

Aj keď možno neviete presne, s kým hovoríte, použitie všeobecného formálneho pozdravu nijako neprispieva k tomu, aby sa váš list odlišoval od ostatných. Je to nevýrazné, je to banálne a nudné. Úvodným riadkom je vaša šanca udať tón celého vášho listu a ak sa rozhodnete pre základné, Pre koho by sa to mohlo týkať, čitateľ bude očakávať, že aj zvyšok vášho listu nebude nič viac ako základné.

Nedostatok diferenciácie vytvára problém druhého druhu.

Čo by ste mohli považovať za záchrannú sieť (pretože určite nechcete predpokladať pohlavie, pracovnú pozíciu alebo rodinný stav), všeobecné, ktorého sa to môže týkať, v skutočnosti dáva čitateľovi vedieť, že nemáte potuchy, koho sa týkajú. Inými slovami, okamžite to čitateľovi oznámi, že ste mimo kontaktu so zamýšľaným publikom.

Ak sa chcete presadiť na trhu alebo nadviazať vzťah, musíte mať lepšiu predstavu o tom, komu ponúkate marketing. Pravdaže, meno nemusíte mať vždy k dispozícii, a to je v poriadku. Môžete sa však dozvedieť viac o ich firemnej kultúre, ktorá vám môže poskytnúť lepšie nápady na oslovenie zamýšľaného príjemcu.

Napríklad zábavná a temperamentná firemná kultúra môže reagovať na rovnako zábavný pozdrav, ako napríklad Hey there, [first name]!

Ak máte pochybnosti, môžete si urobiť malý prieskum online, aby ste získali meno, alebo zavolajte spoločnosti a priamo požiadajte o informácie.Reklama

Zdať sa pozadu za dobou je problém sám o sebe.

Či už predávate produkt pre svoju spoločnosť alebo sa predávate pre pracovnú príležitosť, ľudia chcú pracovať s ostatnými, ktorí sa v súčasnosti nachádzajú, s ľuďmi, ktorí sa dokážu (a majú) prispôsobiť rýchlym zmenám v priemysle. Popremýšľajte o tom: stále používate domáci telefón s rotačným pripojením, telefonické pripojenie na internet a laboratórium na vývoj fotografií? Nie? Prečo by ste sa ako prvý dojem rozhodli pre archaický výraz, zvlášť keď existujú lepšie možnosti?

Jednoducho povedané, použitie starých fráz vám môže pripadať zastarané, zastarané a v niektorých ohľadoch zastarané. A to nie sú vlastnosti, s ktorými sa chcete spájať, ak sa chcete zo svojej komunikácie dostať do toho, čo očakávate.

Je niekedy v poriadku použiť Pre koho sa to môže týkať?

Aj keď existuje toľko lepších, modernejších a efektívnejších možností, stále existuje scenár alebo dva, v ktorých by mohol byť relevantný klasický, pre koho by sa to mohlo týkať.

A záleží to od toho, či list slúži alebo nie je na konkrétny účel.

Zvážte, či ste niekoho požiadali o odporúčací list, ktorý by ste mohli použiť na predloženie potenciálnym zamestnávateľom. V takom prípade by osoba napísala jeden list, nie pre nikoho konkrétneho, a vy by ste tento list podľa potreby predložili. Osoba, ktorá píše list, nemá v úmysle nadviazať vzťah so zamýšľanými príjemcami. Na pokrytie prípadných scenárov môže použiť formálny pozdrav.Reklama

Bolo by však lepšie, keby ste dostali upraviteľnú kópiu odporúčacieho listu a zakaždým ho adresovali osobitne osobám, ktoré o to požiadajú, ale formálna možnosť tu nie je úplne zneužitá.

Existujú alternatívy k nejasným, príliš používaným formálnym pozdravom.

Spôsob, akým oslovíte svojho čitateľa, je prvá vec, ktorú si prečíta, a môže nastaviť tón zvyšku vášho obsahu. Ak chcete upútať ich pozornosť a zvýšiť svoje šance, že si ich prečítajú až na dno, pozrite sa na niektoré z týchto alternatívnych pozdravov:

Sprievodný list

Ako uchádzač o zamestnanie máte iba pár sekúnd na to, aby ste urobili vynikajúci dojem. To znamená, že generické znenie vás nikdy nedostane na vrch hromady spätného volania. Namiesto toho vyskúšajte tieto frázy v ďalšom motivačnom liste:

• Vážený zamestnanec,
• Dobrý deň, [meno prijímateľa],
• Zdravím, [názov oddelenia alebo spoločnosti]!
• Vážený / -á [Meno prijímateľa),

Obchodný list

Ak chcete upútať pozornosť potenciálneho klienta, chcete, aby mal klient pocit, že ho poznáte alebo o ňom aspoň niečo viete. Obchod je o budovaní vzťahov a tieto vzťahy nebudú existovať, pokiaľ sa nesnažíte spoznať ľudí, na ktorých zacieľujete. Namiesto toho skúste osloviť svoje vyhliadky takto:

• Ahoj [meno],
• Ahoj, tím [spoločnosť] [oddelenie]!
• Dobrý deň, [spoločnosť]!

E-mail potenciálnemu klientovi

Ak sa rozhodnete vyhnúť obávanej všeobecnej úvodnej linke v jednom type komunikácie, mali by to byť e-maily. Váš e-mail má väčšiu šancu na otvorenie, ak ho môžete prispôsobiť príjemcovi. Za týmto účelom by ste mali do riadku predmetu a do pozdravu uviesť ich meno.Reklama

Ak posielate e-mail do doručenej pošty pre jedného majiteľa (nie všeobecný e-mail ako customerservice@firma.com), váš pozdrav by mal odrážať to, že sa týka človeka, nie potenciálnej skupiny:

• Ahoj [meno],
• Vážený zamestnávateľ,

Ak však posielate e-maily do doručenej pošty, ktorú môže sledovať viac používateľov, môžete svoju komunikáciu adresovať tak, aby odrážala skupinu:

• Dobrý deň, náborový tím [spoločnosti],
• Zdravím, marketingové oddelenie [spoločnosti]!

Pamätajte, že to, že vidíte, pre koho sa to môže týkať obchodných komunikácií, ešte neznamená, že je to najlepšia voľba. Nebojte sa vyskúšať niečo iné.