Aj po príchode sociálnych médií a vylepšeniach textových správ je e-mail stále spôsobom komunikácie, ktorý v profesionálnej oblasti naďalej prevláda. Schopnosť udávať smer, hasiť požiare atď., A to bez priameho kontaktu, umožnila mnohým podnikom používať e-mail ako nástroj produktivity. Sú však chvíle, keď profesionalita vyjde z okna a na pravidlá etikety sa zabúda. Dnes sa pozrieme na 27 tipov na e-mailovú etiketu pre obchodných profesionálov.

1. Pozdravy a rozlúčky

Nikdy nezačínam e-mail s obsahom. E-mail vždy začína dobrým úvodom alebo menom príjemcu. To im na začiatku dá vedieť, s kým hovoria. Ak ich začnete potvrdzovať menom (napr. Dobrý deň, John Doe), dáte im vedieť, s kým chcete hovoriť. Keď skončíte s e-mailom, vždy zakončite poďakovaním alebo pozdravom, aby ste sa naučili dobrú etiketu a rešpekt.

2. Vedzte, kedy máte volať

Nie všetka komunikácia musí prebiehať prostredníctvom e-mailu. Keď sa v konverzácii začnú spomínať konkrétnosti, môže byť rozumné naplánovať si telefonický hovor - môže to zabrániť nedorozumeniam a môže to dokonca urýchliť vašu korešpondenciu. S úctou tiež zdvihnete telefón, keď sa zruší schôdzka naplánovaná e-mailom.

3. Myslite na svoju interpunkciu

Profesionalita znamená vedieť, ako si uvedomiť svoju interpunkciu. V štandardnej e-mailovej korešpondencii by ste mali používať bodky a otázniky asi 95% času. Nechajte výkričníky na okamih, keď je vaša konverzácia ľahkovážna, a jeho príjemca ste oboznámení.

4. Hodiny tikajú

Keď pracujete s podnikaním, nikdy ich nenechajte čakať. Ako sa hovorí, čas sú peniaze. Nikdy by ste nemali nechať príjemcu čakať na odpoveď viac ako dva dni. Rovnako ako telefónny hovor, aj čakanie na e-mail môže zadržať pokrok v akomkoľvek projekte, ktorý sa pokúšate nadviazať. Napokon, nie je to preto, prečo posielate e-maily a nepoužívate slimačiu poštu?

5. Napíš to správne

Pri zasielaní e-mailov v profesionálnom prostredí by mala byť gramatika a pravopis dve úvahy. Aj keď je obsah hviezdou e-mailu, zaistenie kontroly gramatiky umožňuje obchodnému známemu vedieť, že konverzáciu beriete vážne. Väčšina e-mailových klientov má kontroly pravopisu a gramatiky, takže ich používajte!Reklama

6. Zvážte firemnú kultúru

Povedzme si pravdu - hoci gramatika a tón by mali byť profesionálne, stále musíme brať ohľad na spoločnosti, s ktorými sa skontaktujeme. E-maily týkajúce sa vnútorného podnikania medzi uvoľnenejšími spoločnosťami sa samozrejme budú trochu líšiť od povedzme v Bielom dome. Aj keď si pamätáte svoju gramatiku, pri odosielaní e-mailov naďalej vydávajte prijateľnú atmosféru.

7. Vytvorte dokonalý predmet

Prvá vec, ktorú váš príjemca uvidí, je predmet. Úprimne povedané, pred prečítaním jeho obsahu rozpoznajú dôležitosť e-mailu podľa predmetu. Uistite sa, že zanechávate skvelý dojem tým, že dbáte na to, aby ste písali veľké písmená, aby ste boli struční a vecní.

8. Odpoveď vs. Odpovedať všetkým

Nič nie je trápnejšie ako posielanie hromadných e-mailov určených iba pre jedného príjemcu. Toto je výsledok e-mailu, ktorý začal s viacerými príjemcami. Pri odpovedaní budete mať k dispozícii možnosť Odpovedať - ktorá odošle e-mail odosielateľovi - alebo Odpovedať všetkým, ktorá odošle vašu správu všetkým, ktorým bola odoslaná pôvodná správa. Pred odoslaním to dvakrát skontrolujte, inak vám bude ľúto.

9. Zvážte súkromie ostatných

Budú prípady, keď budete musieť posielať obchodné e-maily viacerým príjemcom, ktorí sa navzájom nemusia poznať. E-mailová adresa príjemcu sa pridáva do sekcie Komu: v priemerných e-mailoch, ale v prípade viacerých e-mailov príjemcov by ste mali pridať adresy do sekcie BCC alebo Blind Carbon Copy, aby ostatní používatelia nemohli zobrazovať adresy príjemcov.

10. Prispôsobte podpis

Na rozdiel od pozdravu alebo odoslania sa e-mailový podpis automaticky pridá do dolnej časti správy, kde môžete pridať malý životopis a kontaktné informácie. Nenahrádza to kvalitný pozdrav, ale umožňuje to novému známemu dozvedieť sa o vás viac a vedieť, kde vás má kontaktovať.

11. Prejdite do režimu Prázdniny

Niekoľkokrát do roka, počas dovolenky, sa zvyčajne ocitám oddelený od môjho e-mailu. Ako je vidno v tipe č. 4, čas má zásadný význam a je neslušné nechať e-mail v doručenej pošte nezodpovedaný. Aby som upozornil jednotlivcov na svoju neprítomnosť, pridávam automatickú odpoveď (prostredníctvom služby Gmail, ktorá je k dispozícii aj u iných klientov), ​​v ktorej uvediem, prečo som preč a kedy sa vrátim.Reklama

12. Majte na pamäti odkazy

Hackeri našli spôsoby, ako do príloh a odkazov pridať vírusy a škodlivý softvér. Pri preposielaní e-mailov sa uistite, že odkazy a prílohy sú bezpečné. Znížte tiež počet reťazových správ, ktoré preposielate, a nikdy neodosielajte žiadne od neznámeho príjemcu.

13. Vytvorte súhrn TL: DR

TL: DR je skratka označujúca príliš dlho, nečítala sa. Je to dosť tupé a je to prípad mnohých zaneprázdnených obchodných známych, ktorí sú jednoducho príliš zaneprázdnení na čítanie dlhých e-mailových konverzácií. Z tohto dôvodu pri preposielaní alebo pravidelne pri odpovediach na konverzácie zosumarizujte predchádzajúce body v odrážkach, aby príjemcovia boli čo najrýchlejšie v obsahu e-mailu.

14. Tip pri hľadaní práce: Pokračovanie a motivačný list

Pri hľadaní práce je nanajvýš dôležitá e-mailová etiketa. Pri odpovedi na nástenku práce vždy nezabudnite uviesť svoj životopis a motivačný list. Predvolene by malo ísť o prílohy, pokiaľ nie sú výslovne proti nim.

15. Spýtajte sa pred pripojením

Dôvod, prečo sa spoločnosti nepáčia veľké prílohy, je ten, že spoločnostiam je poskytnutý konkrétny úložný priestor, za ktorý platia. Vaša veľká príloha zožiera ich úložný priestor. Pred odoslaním veľkej alebo viacerých príloh vždy požiadajte o povolenie príjemcu.

16. Kedy je irónia vhodná?

Irónia je obľúbenou formou komédie pre väčšinu ľudí. V obchodnom prostredí by ste sa tomu však mali vyhýbať. Irónia v akejkoľvek písomnej podobe môže byť v najlepšom prípade nepochopená a v horšom prípade považovaná za urážlivú. Nechajte si iróniu pre e-maily vo vašej spoločnosti.

17. Prehodnoťte svoje písmo

E-mail spoločnosti nie je prezentáciou programu PowerPoint z vášho šiesteho ročníka anglického projektu: nechajte si ozdobné písma na inokedy. Nielen, že to vychádza ako neprofesionálne, niektoré spoločnosti nemusia mať e-mailových klientov, ktorí môžu takéto písma prezentovať. Okrem toho, kto chce aj tak čítať písmo Edwardian Script?Reklama

Profesionálne písma na použitie

• Times New Roman
• Gruzínsko
• Veranda
• Arial
• Helvetica
• Kalibre

18. Dokumenty otvorené pre všetkých

Nejasné typy súborov môžu spoločnostiam zabrániť v tom, aby mohli otvárať prílohy, ktoré odosielate, čo môže spomaliť obchodné operácie a projekty. Typy príloh nechajte na súbory PDF, .doc, .txt alebo .jpeg. Zvyčajne majú primeranú veľkosť a dajú sa otvoriť na väčšine strojov a operačných systémov.

19. Samostatná práca od hry

Nie je rozumné používať firemný e-mail na odosielanie osobných správ priateľom a príbuzným. Služobný e-mail používajte iba pre kolegov a obchodných známych, a to z dvoch dôvodov: kvôli zachovaniu profesionálneho charakteru priečinka doručenej pošty a obmedzeniu nehospodárneho využitia úložného priestoru e-mailov.

20. Zaistite, aby váš e-mail nebol vyhodený do koša

Ak ste sa neozvali od prijímača, je pravdepodobné, že sú zaneprázdnené. Dotaz na to, či dostali alebo nedostali vašu správu, by to mohol ešte zhoršiť, sú však obdobia, keď sú e-mailové správy úplne relevantné. Ak to čas dovoľuje, počkajte týždeň až týždeň a pol. Ak stále nemáte odpoveď, zavolajte im alebo odošlite ďalší e-mail.

21. Objasnite svoje zámery

Ak majú príjemcovia na prečítanie e-mailu iba minútu alebo dve, mali by ste správu uviesť čo najstručnejšiu a najpodstatnejšiu. Predtým, ako pôjdete do hĺbky, na začiatku e-mailu uveďte obrys toho, čo od príjemcu očakávate.

22. Pripojte e-mail k telefónu

Ak chcete zabrániť príjemcom v čakaní, pripojte svoj firemný e-mail k telefónu, aby ste na ne mohli odpovedať včas. V nastaveniach väčšiny inteligentných telefónov môžete upraviť svoj podpis.Reklama

23. Skratky vnútornej spoločnosti

Aj keď sú skratky pre nových známych neuvedomované, vytváranie akronymov spoločnosti medzi spolupracovníkmi môže byť šikovným spôsobom, ako zabezpečiť, že pochopia dôležitosť alebo zámer správy. Skratky ako NRN (nie je potrebná žiadna odpoveď) môžu kolegom umožniť vedieť, ktoré správy sú urgentné a čo môžu čakať.

24. Rozšírte obsah e-mailu

Je ľahké vyčítať, že ste zabudli na žiadosť o schôdzku alebo ju nepochopili správne. Väčšina e-mailových klientov nemá poplašné systémy. To znamená, že je vašou zodpovednosťou uplatniť mimo doručenej pošty to, čo je relevantné (vytváranie upozornení v kalendári pre schôdzky atď.), Aby bolo produktívne.

25. Zvážte časové rozdiely

Môže byť priťažujúce požiadať o telefonát alebo stretnutie prostredníctvom e-mailu a včas sa neozvať. Je však potrebné zabezpečiť, aby to nebolo spôsobené rozdielmi v časových pásmach. Ak požadujete hovor od austrálskeho známeho a ste v New Yorku, zabezpečte, aby boli rozdiely v časových pásmach vyriešené.

26. Skontrolujte svoj kalendár

Aby ste zabránili zbytočnému odosielaniu e-mailov tam a späť, je rozumné pamätať na tradície a sviatky v kultúre alebo náboženstve vášho príjemcu. Ak sa nachádzate v krajine, kde sa Vianoce príliš neoslavujú, nemusí byť rozumné naplánovať si schôdzku na 24. decembra, keď je zvyšok vášho podnikania v obvyklom režime.

27. Informujte zamestnancov o etikete

Je v poriadku a dandy sledovať všetky tieto tipy na e-mailovú etiketu sami, ale ak ich sledujete iba vy, stále to dáva vašej firme zlý imidž. Zdieľajte so svojimi spolupracovníkmi cenné tipy na e-mailovú etiketu, aby ste zabezpečili správny názov firmy.

Dajte nám vedieť v komentároch nižšie o chvíli, keď vaša e-mailová etiketa zanechala u príjemcu dobrý dojem. Dajte nám tiež vedieť, keď bola e-mailová etiketa vyhodená z okna, a jej výsledok.Reklama