PREČO NEFUNGUJÚ ZOZNAMY ÚLOH (A AKO TO ZMENIŤ)

Ako často sa cítite v živote ohromení a zmätení, či už v práci alebo doma? Zdá sa, že všetci bojujeme s organizáciou času v nejakej oblasti nášho života; jednou z najbežnejších fráz okrem toho, že ťa milujem, je, že nemám čas. Každý navrhuje, aby ste zo zoznamu úloh začali pracovať na lepšej organizácii svojho života, ale prečo majú tieto zoznamy pre nich aj negatívny význam?

Povedzme, že máte silnú túžbu zvrátiť túto situáciu so všetkými svojimi dobrými úmyslami - potom môžete vytiahnuť kúsok papiera a pero a začať riešiť tento nehmotný zmätok zoznamom úloh. Spravidla sa stane, že buď budete ohromení, keď uvidíte všetko, čo je na vašom zozname, vďaka čomu sa budete cítiť horšie ako predtým, alebo si ten zoznam urobíte, ale budete úplne zaviazaní, ako to efektívne vykonať.

Zoznamy úloh môžu pracovať pre vás, ale ak ich nepoužívate efektívne, v skutočnosti vám môžu dať viac rozčarovania a stresu ako predtým. Popremýšľajte nad registračným systémom: koncept je dobrý, ale ak iba zakladáte dokumenty bez akejkoľvek štruktúry alebo systému, registračný systém bude mať nepriaznivý vplyv. Rovnako je to aj so zoznamom úloh. Môžete ich zostaviť, ale ak to nerobíte dobre, je to zbytočné cvičenie.

Prečo niektorí ľudia zistia, že všeobecné zoznamy úloh nefungujú?

Väčšina ľudí zistí, že všeobecné zoznamy úloh nefungujú, pretože:Reklama

Sú tak ohromení už len pri pohľade na všetky veci, ktoré musia urobiť.
Nevedia, ako uprednostniť položky v zozname.
Majú pocit, že sa na svoj zoznam neustále pridávajú, ale nie ho zmenšujú.
Existuje pocit zmätku, keď vidíme domáce úlohy zmiešané s pracovnými úlohami.

Výhody použitia zoznamu úloh

Zo zoznamu úloh však vyplýva veľa výhod:

Máte jasno v tom, čo musíte urobiť.
Budete sa cítiť menej vystresovaní, pretože všetky vaše úlohy sú na papieri a mimo vašej mysle.
Pomáha vám uprednostniť vaše akcie.
Neprehliadnete toľko úloh a na nič nezabudnete.
Cítite sa viac organizovaní.
Pomáha vám pri plánovaní.

4 zlaté pravidlá, aby zoznam úloh fungoval

Tu sú moje zlaté pravidlá pre fungovanie zoznamu úloh:

1. Kategorizujte

Štúdie preukázali, že váš mozog je ohromený, keď vidí zoznam 7 alebo 8 možností; chce to vypnúť.^[1]Z tohto dôvodu musíte pracovať z rôznych zoznamov. Rozdeľte ich do rôznych kategórií a v každej z nich nemusíte mať viac ako 7 alebo 8 úloh.

Môže sa vám dobre hodiť, aby ste mali zoznam projektov, následný zoznam a nezabudnuteľný zoznam; budete vedieť, čo bude pre vás najlepšie, pretože tieto tituly budú pre každého odlišné.Reklama

dva. Pridajte odhady

Potrebujete iba vedieť, čo treba urobiť, ale ako dlho to bude trvať, aby ste mohli efektívne plánovať.

Predstavte si, že máte na zozname jednu úlohu, ktorá bude trvať 30 minút, ďalšiu, ktorá môže trvať 1 hodinu a ďalšiu, ktorá bude trvať 4 hodiny. Potrebujete vedieť okamih, keď sa na úlohu pozriete, inak by ste narušili svoje plánovanie, takže do svojho zoznamu pridajte ďalší stĺpec a zahrňte odhad, ako dlho si myslíte, že úloha bude trvať, a buďte realistickí!

Tip: Ak považujete za náročné presne odhadnúť, začnite každodenným budovaním tejto zručnosti. Odhadnite, ako dlho to bude trvať, kým sa pripravíte, uvaríte večeru, idete na prechádzku atď., A potom to porovnajte so skutočným časom, ktorý vám trval. Začnete byť presnejší vo svojich odhadoch.

3. Stanovte priority

Aby ste mohli efektívne zvoliť, na čom by ste mali pracovať, musíte brať do úvahy: prioritu, postupnosť a odhadovaný čas. Pridajte do svojho zoznamu ďalší prioritný stĺpec. Rozdeľte svoje úlohy do štyroch kategórií:Reklama

Dôležité a urgentné
Nie je to urgentné, ale dôležité
Nie je to dôležité, ale urgentné
Nie je to dôležité ani urgentné

Chcete samozrejme pracovať na urgentných a dôležitých úlohách, ale tiež si vyberte niektoré dôležité a nie urgentné úlohy. Prečo? Pretože tieto úlohy zvyčajne súvisia s dlhodobými cieľmi, a keď budete pracovať iba na úlohách, ktoré sú urgentné a dôležité, budete mať pocit, že svoj deň strávite hasením požiarov. Nakoniec zanedbáte ďalšie dôležité oblasti, ktoré majú najčastejšie negatívne následky.

Väčšinu času by ste mali venovať prvým dvom kategóriám.

4. Preskúmanie

Aby tento zoznam fungoval efektívne, musí sa stať každodenným nástrojom, ktorý využívate na správu svojho času, a pravidelne ho kontrolujete. Nemá zmysel mať iba zoznam, ktorý zaznamenáva všetko, čo musíte urobiť, ale nepoužívate ho ako súčasť svojho väčšieho časového plánu.

Napríklad: Na konci každého týždňa skontrolujte zoznam a podľa neho naplánujte týždeň dopredu. Vyberte, na čom chcete pracovať, berte do úvahy prioritu, čas a postupnosť a potom si tieto položky naplánujte do svojho kalendára. Zlaté pravidlo v plánovaní: neplánujte si viac ako 75% času.Reklama

Spodná čiara

Takže vezmite pero a papier a dajte si dar pokojnej a čistej mysle tým, že všetko vyložíte tam a na zoznam, pretože teraz máte všetky potrebné nástroje, aby to fungovalo. Znalosti sú zbytočné, pokiaľ sa neaplikujú - ako veľmi chcete viac času?

K vášmu úspechu!