Niekedy môže byť zistenie prekážok v komunikácii v práci pomerne jednoduché. Ak nedôjde k nesprávnej komunikácii, môžete to vidieť v podobe konfliktu na pracovisku alebo zníženej produktivity. Existuje tendencia k nesprávnej komunikácii, keď je malá transparentnosť. A niekedy to môže byť neúmyselné.

Excelencia robí mimoriadne veci mimoriadne dobre. - John W. Gardner

Mnoho ľudí si myslí, že sú efektívnymi komunikátormi, pretože chodili do školy alebo majú určité pracovné skúsenosti, ale v skutočnosti stále majú problém ovplyvňovať svojimi správami ostatných. Výsledkom neúčinnej komunikácie je premeškaná príležitosť, stratený čas a zbytočné míňanie zdrojov - to všetko preto, lebo nemali konverzácie s veľkým dopadom.^[1]

Môžete si všimnúť množstvo faktorov ovplyvňujúcich jasnú, efektívnu a transparentnú komunikáciu v práci: osobné vlastnosti, fyzická vzdialenosť, samotná správa, kontext, použitý žargón a kultúra. Ďalej uvádzame 7 spôsobov, ako zabezpečiť efektívnu komunikáciu v práci, aby ste mohli vytvoriť efektívne, produktívne a inkluzívne pracovné prostredie.

1. Poznajte svoje publikum dobre

Porozumenie publika je nevyhnutné pre efektívnu komunikáciu v práci. To platí pre verbálnu a písomnú komunikáciu, prezentácie, denné e-maily, oznámenia týkajúce sa celej spoločnosti alebo poskytovanie aktualizácií stavu na projektoch.

To, či bude alebo nebude vaša správa efektívne komunikovaná alebo dobre prijatá, vyplýva z pochopenia toho, na čom vašim divákom záleží.

• Na koho sa zameriavate svojou komunikáciou?
• Aký je zámer vašej správy?
• Čo musia vedieť?
• Čo musíte urobiť?
• Aký je najlepší spôsob komunikácie správy s publikom?
• Ako bude vaše publikum vnímať alebo interpretovať správu?
• Ako sa bude vaše publikum cítiť, myslieť a reagovať, keď dostane vašu správu?

Ak chcete odpovedať na tieto otázky, musíte si naplánovať dopredu, preskúmať a sledovať správanie svojho publika. Napríklad váš prístup k komunikácii s tímom alebo kolegami sa bude pravdepodobne líšiť od spôsobu komunikácie s vedúcim, pretože tieto skupiny majú odlišné záujmy.

2. Snažte sa porozumieť situácii a objasnite si to

Nájdite si čas na premýšľanie a zámer. Pred komunikáciou v práci je nevyhnutné pozastaviť sa, porozumieť situácii, vyjasniť si a mať empatiu. Tu je niekoľko rád, ktoré vám pomôžu efektívne komunikovať v práci:Reklama

Byť zvedavý . Spýtajte sa na otvorené otázky počnúc „čo“ a „ako“ na zhromažďovanie informácií. Ľudia budú mať vo svojich odpovediach tendenciu byť popisnejší. Potom môžete klásť otvorené otázky sondovania a získať tak viac kontextu. Čím viac toho pochopíte, tým pravdepodobnejšie budete schopní prispôsobiť vhodnú správu, ktorá rezonuje s vašim publikom.

Učte sa ako dieťa. Deti zvyčajne nemajú žiadne predchádzajúce vedomosti o tom, čo sa majú naučiť. Ich prístup k učeniu je ponížený. Rovnakým spôsobom postupujte, keď sa nachádzate v koži publika, keď sa snažíte porozumieť jeho situácii. Buďte otvorení, pripravení a ochotní vidieť perspektívu publika.

Skontrolujte svoje predpoklady. Vaša šírka skúseností môže zahmlievať vaše vnímanie a úsudky. Napádajte predpojaté predstavy o svojom publiku. Určte, s kým potrebujete hovoriť, alebo aký výskum musíte vykonať, aby ste skontrolovali, či sú vaše predpoklady pravdivé. Predtým, ako sa pustíte do akcie, nezabudnite vytvoriť priestor na porozumenie.

Buďte inkluzívni. Ľudia chcú na pracovisku patriť, cítiť sa tam zahrnutí a oceňovaní. Dajte pozor na to, aby ste zaistili, že každý zachytí nápady. Ak ste napríklad na schôdzke so žiadosťou o vstup, zabezpečte, aby mal každý čas na zdieľanie svojej odpovede. Ak vám dôjde čas, na schôdzke uveďte, že sa s nimi spojíte neskôr.

3. Počúvajte na viacerých úrovniach

Väčšina ľudí nepočúva s úmyslom porozumieť; počúvajú s úmyslom odpovedať - Stephen R. Covey

Pravdepodobne ste s nimi oboznámení základné tipy na aktívne počúvanie . Keď však máme pocit, že sme ohromení v plnení termínov, určovaní priorít alebo vytváraní, je ľahké byť v autopilote a nechať si ujsť kľúčové správy, ktoré vám pomôžu efektívne komunikovať v práci. Nižšie uvádzame pripomenutia, ktoré treba ďalej trénovať:

Parafrázujte. Svoje porozumenie pre správu potvrďte opakovaním alebo prerámovaním podľa vlastných slov. Ak dôjde k nezrovnalostiam medzi stranami, je čas na objasnenie.

Sonda. Spýtajte sa, ak máte pocit, že chýbajú informácie, ktoré by ste mohli potrebovať.Reklama

Objasniť. Ak niečomu úplne nerozumiete, opýtajte sa.

Pamätaj. Skúste si spomenúť na body, ktoré sú pre vaše publikum dôležité. Tieto informácie môžu byť použité v budúcnosti a ukazujú vášmu publiku, že vám na ňom záležalo a aktívne ste ho počúvali.

Byť efektívnym komunikátorom v práci znamená, že musíte byť naladení na svoje aktívne schopnosti počúvania. Nezabudnite na:

• Mať empatiu.
• Pochopte, ako vnímajú ostatní, nielen svoje.
• Zmerajte svoje emócie a reakcie a reakcie ostatných. “
• Poznajte svoje hodnoty a viery a viery ostatných ľudí. “
• Sledujte neverbálne komunikačné znaky, ako je reč tela.

4. Skontrolujte, ako prijímate spätnú väzbu

To, ako prijímate spätnú väzbu, ovplyvňuje vaše reakcie a má vplyv na to, ako efektívne komunikujete späť s ostatnými stranami. Otvorenosť voči spätnej väzbe a kritike sa ľahšie povie, ako urobí.^[dva]Sme ľudia. Ak vás rozptyľujú životné udalosti alebo ak máte v práci nátlak, môžete sa pri najmenšom z komentárov, ktoré vám prídu do cesty, postaviť na odpor.

Sheila Heen a Douglas Stone poskytujú prístupy, ktoré zlepšujú vašu schopnosť absorbovať spätnú väzbu, brať to, čo je užitočné, a vedieť, ako sa zbaviť toho, čo je pre vás zbytočné učiť sa a posúvať sa vpred.^[3]

Niektoré z týchto stratégií zahŕňajú:

• Spoznajte, pochopte a spravujte svoje spúšťače a reakcie na spätnú väzbu.
• Oddeľte správu od toho, od koho pochádza.
• Vypočujte si skôr radu ako rozsudok.
• Spätnú väzbu rozdeľte na stráviteľné kúsky.
• Keď proaktívne hľadáte spätnú väzbu, buďte konkrétni a požiadajte o jednu vec.
• Urobte malé kroky a vyskúšajte, čo vám bolo navrhnuté.

Máte schopnosť poučiť sa zo spätnej väzby a z nej vyrásť. Rozdelenie spätnej väzby na kúsky veľké sústo vám môže pomôcť lepšie spracovať správu a byť menej reaktívny pri odpovedi.

5. Poskytnite objektívnu a pozorovateľnú spätnú väzbu

Toto je jedna z najťažších vecí, ktoré môžete urobiť, pretože možno nechcete uraziť ostatných, možno sa chcete vyhnúť konfliktom, nie ste si úplne istí, ako na to, nie ste emocionálne pripravení alebo vás zahmlievajú vaše domnienky.Reklama

Model situácie, správania, dopadov (SBI)^[4]vám môže pomôcť poskytnúť jasnú a konkrétnu spätnú väzbu:

• Situácia. Poskytnite kontext. Opýtajte sa sami seba, čo sa stalo, kde a kedy.
• Správanie. Popíšte správanie. Toto je najťažšia časť, pretože musíte skontrolovať svoje predpoklady. Napríklad tvrdenie, že ste drzý (subjektívny) oproti tomu, že ste ma prerušili (pozorovateľné správanie), zmení tón spätnej väzby. Byť drzý môže mať rôzne interpretácie, zatiaľ čo vy môžete vidieť, či vás niekto vyrušil.
• Dopad. Na vyjadrenie výsledkov správania použite výroky I.
• Pohnúť sa vpred. Pokračujte v konverzácii, aby ste dosiahli porozumenie, a požiadajte ich, aby premýšľali. Aká bola ich perspektíva? Čo sa pre nich dialo? Čo si uvedomili? Ako môžu odtiaľto vyrásť?

Príklad 1: ^[5]

Počas včerajšieho ranného stretnutia tímu, keď ste predniesli svoju prezentáciu (Situácia), ste si neboli istí dvoma snímkami a výpočty predaja boli nesprávne (Správanie). Cítil som sa trápne, pretože tam bola celá doska. Obávam sa, že to ovplyvnilo reputáciu nášho tímu (Impact).

Príklad 2:^[6]

Na stretnutí s klientmi v pondelok popoludní ste sa ubezpečili, že sa stretnutie začalo včas a aby mali všetci podklady vopred (situácia). Celý váš výskum bol správny a na všetky otázky klienta boli odpovedané (Správanie). Som hrdý na to, že ste odviedli tak vynikajúcu prácu a dali ste organizáciu do dobrého svetla. Som si istý, že účet dostaneme vďaka vašej tvrdej práci (Impact).

Vedieť, ako poskytnúť jasnú, konkrétnu a pozorovateľnú spätnú väzbu, je základnou schopnosťou byť efektívnym komunikátorom v práci.

6. Následné kroky, potvrdenie a vytvorenie zodpovednosti

Efektívna komunikácia v práci nie je jednorazová udalosť. Budete musieť neustále monitorovať pokrok a neustále poskytovať podporu. Nezabudnite uznať pokrok vašich kolegov, tímov alebo vedúcich!

Nasledujúce otázky vám pomôžu vyhodnotiť efektívnosť neustálej komunikácie v práci:Reklama

• Aké príležitosti vidíte?
• Ako sa môžete prispôsobiť?
• Aké rozhodnutia je potrebné urobiť?
• Akú podporu môžete poskytnúť?
• Čo musíte urobiť, aby ste dostali presnú správu?

7. Využívajte komunikáciu 7C

Pre akékoľvek komunikačné médium v ​​práci nezabudnite na komunikáciu s procesorom 7C, ktorá doladí vašu správu:^[7]

• Jasný. Aký je účel? Je správa ľahko pochopiteľná?
• Stručný. Čo môžete vymazať? Je to k veci?
• Betón. Aké sú fakty?
• Správne. Je správa bez chýb? Je to vhodné pre vaše publikum?
• Koherentné. Existuje logický tok? Je správa konzistentná?
• Dokončené. Poskytujú sa príslušné informácie a existuje výzva k akcii?
• Zdvorilý. Aký je tón vašej správy?

Viac informácií o 7C sa dozviete tu: Efektívna komunikácia: Ako sa nedať pochopiť

Zhrnutie

Spôsoby zabezpečenia efektívnej komunikácie v práci si vyžadujú prax a čas.

Majte na pamäti týchto 7 stratégií, aby ste zlepšili svoju komunikáciu v práci tak, aby boli vaše správy jasné a transparentné.

1. Poznajte svoje publikum dobre
2. Snažte sa porozumieť situácii a objasnite si to
3. Počúvajte na viacerých úrovniach
4. Skontrolujte, ako prijímate spätnú väzbu
5. Poskytnite objektívnu a pozorovateľnú spätnú väzbu
6. Následné kroky, potvrdenie a vytvorenie zodpovednosti
7. Použite 7 C komunikácie

Pokračujte v raste a dolaďovaní svojich schopností!

Na ktorej veci môžete tento mesiac pracovať, aby ste zlepšili svoju komunikáciu v práci?

Buďte konkrétni a vyzvite sami seba nastavením a SMART cieľ pre komunikáciu na pracovisku - konkrétna, merateľná, dosiahnuteľná, relevantná, časovo obmedzená!

Viac informácií o komunikácii na pracovisku

• Štýly riadenia konfliktov pre efektívnu komunikáciu pri práci
• Ako zvládnuť efektívne komunikačné schopnosti v práci a doma
• Ako pracovať s rôznymi štýlmi komunikácie v kancelárii
• Ako zlepšiť komunikačné schopnosti pre úspech na pracovisku

Odporúčaný fotografický kredit: Brooke Cagle cez unsplash.com Reklama

Odkaz