Poskytnutie jasných a zrozumiteľných pokynov je jednou z vecí, ktoré znejú ľahko, ale v skutočnom živote to môže byť skutočne zložitejšie, najmä v kancelárskom prostredí alebo v podniku. Zmiešané správy, predpoklady a viac možností znamenajú, že prijatá správa sa môže líšiť od toho, čo sme v skutočnosti mysleli.

Začiatkom tohto roka som sa rozhodol požiadať o pomoc virtuálneho asistenta (VA) z elance.com. Nikdy predtým som nepoužil virtuálneho asistenta a rýchlo ma naučil, že je dôležité dať jasný a definovaný smer, ak očakávate, že vaše pokyny budú pochopené a bude sa nimi konať tak, ako chcete! To je obzvlášť dôležité, keď nemáte splniť pokyny tvárou v tvár, pretože keď sú pokyny doručené e-mailom alebo písomne, je ťažké odhadnúť tón a nemôžete na veci fyzicky upozorniť!

Ďalej mal môj VA sídlo v Malajzii, kde angličtina nebola jeho prvým jazykom, a preto bolo ešte dôležitejšie vydávať jasné pokyny!

Zo svojich skúseností sa s vami chcem podeliť o mojich najlepších 7 tipov, ako dávať jasné pokyny a robiť prácu, ktorú chcete!Reklama

1. Nepredpokladajte, že vedia, čo máte na mysli

Viete, čo sa hovorí, že predpoklad je matkou všetkých chýb! Nebuďte blázon, ktorý predpokladá, že ľudia vedia, čo máte na mysli. Väčšina ľudí vo vašej kancelárii alebo podnikaní bude intuitívnych a zapnutých, takže im to neprekáža. Pri poskytovaní jasných pokynov je nevyhnutnosťou nepredpokladať, že príjemca vie, čo máte na mysli, a to môže byť pre čokoľvek, od priemyselných skratiek až po koho kontaktovať v rôznych oddeleniach alebo organizáciách. Vysvetlenie podrobností vám bude trvať iba pár sekúnd.

Napríklad som dal svojmu VA pokyn, aby používal tweetdeck (aplikácia, ktorá plánuje vopred napísané tweety), ale to, že som tweetdeck počul, ešte neznamená, že ich má, a mýlil som sa, že ich mali.

2. Buďte jasní a konkrétni

Každý má rád vafľu (kvapkajúcu do javorového sirupu, prosím), ale nikto nemá rád vafle v konverzácii, najmä nie v e-maile alebo keď je to súbor pokynov. Aj keď sa vo svojom súbore pokynov nechcete motať (to by bola strata času a úprimne povedané, po chvíli by sa vypli), chcete sa ubezpečiť, že vaše pokyny sú jasné, konkrétne a stručný. Osobne to radšej nemastím a radšej by som mal ísť priamo k tomu, čo treba urobiť alebo doručiť, skôr ako robiť kvetinové pokyny, ktoré budú iba mätúce.

Napríklad nedávajte iba pokyn, aby ste zaslali výber brífingov niekoľkým kľúčovým zainteresovaným stranám, namiesto toho uveďte koľko zainteresovaných strán a komu a aké brífingy! Často sa mi zdá, že pomáha odrážať, pretože znižuje pokušenie variť sa a pomáha zamerať vaše pokyny a akcie.Reklama

3. Dajte časové rámce

Nezamieňajte veci tým, že nebudete konkrétni svojimi časovými rámcami a termínmi. To, čo považujete za možné, bude čoskoro veľmi odlišné od vašich kolegov. Ak si myslíte, že to bude najbližších pár hodín, vaši zamestnanci, ktorým ste dali pokyn, to považovali za niekoľko dní, potom bude mať táto komunikácia vážne dôsledky pre akýkoľvek obchod alebo projekt!

4. Uveďte príklady

Kedykoľvek je to možné, nezabudnite uviesť príklady. To bude obzvlášť prospešné, ak sú pre túto rolu noví alebo ak úlohu predtým nevykonávali. Pomôže vám to objasniť pokyny a utvorí si jasnejší obraz o tom, čo to znamená a chceš.

Ak ich napríklad žiadate, aby navrhli prieskum spokojnosti zákazníkov s vaším novým produktom, mali by ste im poslať príklady iných prieskumov, ktoré sa v minulosti využívali na ich získanie.

5. Dajte alternatívy

Pri doručovaní pokynov stojí za zváženie poskytnúť niektoré alternatívy, len pre prípad, že by vami preferovaná možnosť výučby nebola realizovateľná alebo dostupná.Reklama

Môže to byť napríklad tak, že chcem, aby ste 20. tohto mesiaca usporiadali stretnutie s finančným riaditeľom na 2 hodiny. Ak nebudú k dispozícii 20., potom bude popoludnie 26. deň v poriadku, alebo sa namiesto toho môžeme stretnúť s obchodným analytikom.

Poskytnutím alternatív dávate svojim zamestnancom oprávnenie, aby prácu zvládli s minimálnym rozruchom a neustálym kontrolovaním. Krása toho, že niekoho iného musíte poveriť, aby niečo urobil, je to, že to nemusíte robiť, čo vám ušetrí čas. Nastavením alternatív sa vám už nebudú musieť vracať, koniec koncov vám to ušetrí čas, keď budete musieť neustále odpovedať na otázky.

6. Stanovte hranice

Ja osobne nie som človek pre mikro správu a z tohto dôvodu nie som človek, ktorý by so mnou neustále kontroloval, či by mali niečo urobiť alebo nie. Po nastavení úlohy by mali byť pokyny dostatočne jasné, aby nebolo potrebné ich ďalšie potvrdzovanie a objasňovanie (napriek tomu je zrejmé, že najlepšie je hľadať vysvetlenie, ak si nie ste istí!) Ak to s vami znie dobre, musíte sa ubezpečiť, že vaše pokyny sú jasné, aby si boli isté, čo robia, a necítili potrebu sa stále vracať s otázkami. Rovnako ako v prípade tipu 5, nastavenie hraníc je veľmi dôležité, najmä ak v tom čase nemôžete myslieť na alternatívy, potom môžu hranice fungovať.

Môžete napríklad nariadiť, aby ste šli k dodávateľovi a objednali si 100 kusov. Ak normálny dodávateľ nie je na sklade, je v poriadku použiť nového dodávateľa, pokiaľ nie je o viac ako 10% drahší a môže doručiť do 3 pracovných dní. Tu ste neboli konkrétni vo svojich alternatívach, ale máte dostatočne jasné hranice, aby mohli uskutočniť hovor.Reklama

7. Získajte vysvetlenie

Predtým, ako svojich zamestnancov na základe vašich pokynov prepustíte, by nebolo na škodu požiadať ich o vysvetlenie, aby ste sa uistili, že rozumejú tomu, čo je danou úlohou a čo sa od nich očakáva. Na konci by ste sa mohli jednoducho spýtať, či existujú nejaké otázky, ale problémom je len to, že je až príliš jednoduché jednoducho povedať nie. Buď si môžu myslieť, že tomu rozumejú, alebo môžu byť dokonca príliš plachí na to, aby sa pýtali! Možno ich požiadajte, aby zrekapitulovali, čo sa vyžaduje, alebo aké sú priority / ciele, aby ste mohli zabezpečiť, čo ste povedali, to, čo ste už počuli!

Odporúčaný fotografický kredit: picjumbo cez picjumbo.com