Doklady nachádzam na tých najbláznivejších miestach: nielenže ich nájdem v peňaženkách a peňaženkách, ale nie je nezvyčajné ich vyloviť z registračnej skrinky alebo spoza pohovky. Koniec koncov, tie drobné papieriky môžu skĺznuť preč v momente, keď sa otočíte chrbtom. Jediným spôsobom, ako ich udržať v súlade, je jednoduchý organizačný systém. Už roky je klasickým prístupom botník plný účteniek. Je to skvelý spôsob, ako zabezpečiť, aby všetky naše kúsky papiera boli na jednom mieste, ale stále zostáva niečo, čo by sa dalo vytúžiť. Po daňovej sezóne máme na výber, či túto škatuľu odovzdáme účtovníkovi, alebo si ich sami roztriedime. Reklama

Existujú aj ďalšie plány, ktoré môžu dávať väčší zmysel: pomocou malej technológie môžeme eliminovať množstvo práce spojenej so sledovaním výdavkov. Možnosti uvedené nižšie môžu situáciu zjednodušiť a zabezpečiť plynulejšiu daňovú sezónu.

1. Prilepte sa na plast

Ak môžete všetky svoje nákupy uskutočniť kreditnou alebo debetnou kartou, je možné, že budete môcť eliminovať inkaso. Väčšina softvérových balíkov na vedenie účtovníctva dokáže načítať informácie o vašom účte pre vaše účty - a do istej miery ich interpretovať. Spoliehať sa úplne na výpisy z kariet však má určité nevýhody. Väčšina z nich neuvádza konkrétne to, čo ste kúpili, a je ťažké si spomenúť, či konkrétna platba v kníhkupectve v minulom roku predstavovala náklady na vzdelávanie. Platby v hotovosti môžu prebiehať aj prostredníctvom veľkého kľúča v systéme - existuje veľa príležitostí na výdavky, ktoré musíte sledovať, iba hotovosť (myslite na to, že si jedlo rozdelíte s klientom). Existujú aj ďalšie konkrétne problémy, ktoré súvisia s tým, či sa rozhodnete použiť debetnú kartu alebo kreditnú kartu.Reklama

Vo väčšine účtovníckych programov môžete anotovať svoje výdavky. Ak však držíte krok s príjmovými dokladmi, môžete sa vyhnúť organizovaniu a kategorizácii príjmových dokladov, ktoré nepresahujú jedenkrát mesačne. Nie je to dokonalé riešenie, ale vďaka tomu sa váš účtovník nestrhne tak, ako to robí škatuľka s príjmami.

2. Vyberte službu

Za poplatok služby ako Krabica na topánky vezme vaše potvrdenia a naskenuje ich. Používajú systém, ktorý nielenže rozpozná text a dá ho do formátu, ktorý môžete použiť, ale tiež dokáže automaticky kategorizovať vaše potvrdenia. Pretože Shoeboxed a ďalšie služby zvyčajne fungujú na mesačnej báze, počet potvrdení, ktoré môžete skenovať od dnešného dňa do 15. apríla, sa môže znížiť. Môžete však urobiť krátke triedenie svojich príjmových dokladov a vylúčiť všetky tie, ktoré v skutočnosti neovplyvňujú vaše dane: potraviny, filmy a čo iné nemusí byť potrebné skenovať, pokiaľ nepracujete so získaním všetkých svojich výdavkov a svojich výdavkov. rozpočet pod kontrolou.Reklama

Cena za tieto služby sa môže líšiť. Shoeboxed má plány, ktoré sa pohybujú od 9,95 dolárov mesačne až po 49,95 dolárov - to považujem za dohodu. Je to výrazne lacnejšie ako platiť niekomu, aby vám naskenoval potvrdenky.

3. Naskenujte si príjemky sami

Na prvý pohľad by sa mohlo zdať, že skenovanie vašich vlastných potvrdeniek je krokom späť od zaplatenia služby, ktorá to urobí za vás. Ale so správnym vybavením môžete tento proces do veľkej miery automatizovať doma. V takom prípade je správnym vybavením skener určený špeciálne pre príjmové doklady: používal som NeatReceipts systému a je to pre mňa jednoduchšie ako zabaliť moje potvrdenky a odoslať ich. Sadnem si pred televíznu šou alebo film a vkladám potvrdenky do skenera. Jeho optické rozpoznávanie znakov je veľmi dobré - pre väčšinu príjmových dokladov skener extrahuje všetky príslušné informácie a umiestni ich do formátu, v ktorom ich môžem uložiť do svojho účtovníckeho softvéru (a uložiť ich ako PDF).Reklama

To, či cena, ktorá sa spája so zakúpením skenera iba pre vaše príjmové doklady, stojí za to, môže závisieť od toho, koľko účteniek plánujete spracovať: v závislosti od toho, kde si skener vyzdvihnete, môže byť cena vyššia ako cena ročného základného dokladu. plán na Shoeboxed - ale menej ako plán na strednej úrovni. Používajte ho viac ako rok alebo s ním skenujte viac potvrdení, ako umožňuje služba, a nie je to v skutočnosti také drahé. A pokiaľ získate potvrdenie, budete môcť odpisovať zo skenera na svojich daniach.

4. Ísť do starej školy

Ak radšej nechcete minúť peniaze na nástroje alebo služby, aby ste sa o svoje príjmy postarali, vždy existuje prístup zo starej školy. Potvrdenia môžete zadať do programu Excel alebo do inej možnosti vedenia účtovníctva ručne. Je však potrebné poznamenať, že takýto prístup nie je len drahý z časového hľadiska: vyžaduje viac disciplíny, ako je väčšina ľudí ochotná venovať správe príjmov. Ak sa dostanete čo i len trochu do úzadia, môže sa zdať absolútne nemožné dobehnúť zameškané.Reklama

Ostatné služby a nástroje

Spomenul som nástroje a služby, ktoré som mal v skutočnosti príležitosť použiť a ktoré považujem za spoľahlivé. Viem však, že existuje veľa ďalších možností - ak ste pomocou služby alebo nástroja usporiadali svoje príjmy, ktoré sa vám obzvlášť páčili, zdieľajte odkaz v komentároch.