Všetky stretnutia majú svoj účel. Niektoré stretnutia sú brainstormingom. Ďalšie stretnutia sú strategické stretnutia na dosiahnutie konkrétneho cieľa. Niektoré stretnutia sú zhrnutiami z iných stretnutí. Či už sa schádzate, aby ste svojim zamestnancom vyplnili úžasné výsledky z tretieho štvrťroka, alebo si zacvičíte ihrisko pre nového klienta, vaše stretnutie bude prebiehať plynulejšie, efektívnejšie a produktívnejšie s precízne vypracovanou agendou stretnutia.

V tomto článku sa dozviete, ako vytvoriť efektívny program schôdzí a hostiť produktívne stretnutia.

Obsah

1. Dôležitosť programu schôdze
2. Ako napísať efektívny program schôdzky
3. Šablóny programu schôdze
   • Šablóna programu č. 1 - Plánovanie
   • Šablóna programu č. 2 - Informácie
   • Šablóna programu č. 3 - Prezentácia
4. Spodná čiara
5. Ďalšie tipy na hosťovanie produktívnych stretnutí

Dôležitosť programu schôdze

Stretnutie bez programu je ako cestný výlet bez itinerára

Ako zaneprázdnený profesionál strácate trpezlivosť, keď máte pocit, že ste zbytočne stratili drahocenný čas. Stáva sa to častejšie, ako si možno uvedomujete. Pre mnohých vedúcich pracovníkov stretnutia trvajú dva z piatich dní pracovného týždňa.

O to viac sa musíte uistiť, že každé stretnutie je nevyhnutné. Najskôr sa opýtajte, či sa témy nemôžu venovať iným spôsobom - napríklad e-mailom alebo telefonicky s kľúčovými hráčmi. Ak zistíte, že je nevyhnutné osobné stretnutie, napíšte program stretnutia, aby ste načrtli body diskusie a každému rečníkovi určili čas.

Poznáte frustráciu, ktorú cítite, keď schôdzka zaostáva o desať minút oproti plánu, zatiaľ čo všetci zdvorilo čakajú, kým Susan dokončí tryskanie svojej cesty na Bermudy? Programy stretnutí pôsobia ako jemné pripomenutie všetkým zhromaždeným, že čas je cenný a mali by ste zostať na mieste.

Dobre vypracované programy sú inkluzívne

Naplánovanie schôdzky zamestnancov signalizuje spolupracovníkom, že je potrebný ich vstup alebo je potrebné vykonať zadanie. Ak na pozvánku na schôdzku naväzujete podrobným programom, účastníci sa vedia pripraviť. Pracovníci v skutočnosti tvrdia, že sa radi zúčastňujú na stretnutiach, ak existuje jasný cieľ a sú zdieľané príslušné informácie.

Inteligentné programy schôdzí sú zamerané na cieľ

Programy schôdzí stanovujú všetky témy, ktoré majú byť pokryté. Vyberte si pre každú tému rôznych rečníkov a v ideálnom prípade prideľujte každému rečníkovi čas. Ak ide o brainstorming, zvážte program, ktorý obsahuje zoznam očakávaných výsledkov. Napríklad: načrtnite plán rozvoja nášho mentorského programu; stanovenie časových osí; robiť úlohy zamestnancov.

Programy slúžia ako sprievodca pre sprostredkovateľa schôdzky, udržiavajú všetkých v synchronizácii a poskytujú osobe, ktorá robí zápisnicu zo schôdze, formát, ktorý má nasledovať.

Ako napísať efektívny program schôdzky

Ako teda postupovať pri príprave tohto dôležitého programu schôdze? Použite týchto 8 užitočných tipov:

1. Požiadajte o spätnú väzbu pred časom

Vaši šéfovia a kolegovia budú viac zapojení, ak požiadate o ich názor. Získanie ich buy-inu zvyšuje pravdepodobnosť ich účasti na stretnutí a presadzovania jeho výsledkov.Reklama

Týždeň pred schôdzkou si dajte záležať na návšteve s niektorými kľúčovými hráčmi vo vašej spoločnosti a jednoducho sa opýtajte: Chceli by ste niečo zahrnúť do programu schôdze?

2. Postupujte podľa etikety správneho programu schôdze

Po vypracovaní programu agendu ho určite spracuje váš nadriadený, šéf nadriadeného a každá osoba uvedená v programe. Nikdy nezaraďte rečníka na program, kým najskôr neurobíte toto opatrenie. Nepoužívajte zoznam pracovníkov, ktorí sú mimo mesta alebo sa zúčastňujú iných stretnutí.

Ak kľúčový hráč v konkrétnom odbore nie je k dispozícii, požiadajte iného zamestnanca, aby ju vyplnil. Ako zdvorilosť im nezabudnite dať obaja vedieť, že ste podnikli tento krok.

Po schválení programu schôdze a nastavení rečníkov vopred pošlite e-mail s programom všetkým účastníkom schôdze. Dajte pozor, aby ste na schôdzu dostali RSVP. Chcete sa vyhnúť prekvapeniu.

3. Rešpektujte časovú os

Ak ste si konferenčnú miestnosť v kancelárii rezervovali na hodinu, je to najdlhšie, čo by vaše stretnutie malo trvať.

U niektorých spoločností si iné skupiny rezervujú konferenčnú miestnosť ihneď po odchode vašej skupiny. V ideálnom prípade teda zostavte program schôdze tak, aby váš tím opustil miestnosť najmenej päť minút pred začiatkom nasledujúcej schôdze.

4. Nájdite princíp organizovania programu schôdze

Zjednodušte svoju agendu tak, aby účastníci mali jasný prehľad o výsledkoch. Možno budete chcieť uprednostniť zoznam najdôležitejších projektov, ktoré je potrebné prediskutovať.

Niekedy má zmysel organizovať tieto projekty podľa termínov. Inokedy má zmysel uviesť zoznam týchto projektov podľa ich dôležitosti pre firmu.

5. Zvážte počet ľudí, ktorí by sa mali hlásiť

Päť minút neprerušovaného času je často dosť dlhých na aktualizáciu konkrétnej schôdzky. Sú to prerušenia, ktoré pridávajú čas!

Ak váš senior V.P. marketing má tendenciu byť nervózny alebo vybočený z dráhy, keď je prerušený, zvážte program schôdzky, ktorý ponecháva otázky a odpovede na posledných desať minút stretnutia. Potom to určite vynútite. Môžete jemne prerušiť prerušovač a povedať: Ako viete, Paul, na konci sme si nechali čas na otázky. Teraz nechajme Ricka dokončiť jeho aktualizáciu.Reklama

6. Venujte pozornosť objednávke rečníkov

V niektorých spoločnostiach hovorí na prvom mieste vyšší manažment. V iných spoločnostiach to mladší spolupracovníci robia. Pri zisťovaní poradia reproduktorov sa uistite, že je v súlade s kultúrou vašej spoločnosti.

To znamená, že nikdy nezaraďte do programu schôdze nikoho, kto sa nemusí hlásiť. Ak to urobíte, stretnutie bude trvať dlho. Pri zaraďovaní rečníkov do programu bude rozhodovanie o tom, či zahrnúť ich tituly, opäť závisieť od kultúry vašej spoločnosti.

V neformálnejšom prostredí môžete uviesť iba mená. Vo formálnejšom prostredí môžete uviesť meno a priezvisko a zahrnúť tituly.

7. Rovnakým spôsobom naformátujte programy schôdzky

Program schôdze by sa mal robiť na hlavičkovom papieri organizácie - alebo prinajmenšom s logom spoločnosti. Názov schôdzky a dátum umiestnite na začiatok programu spolu s predpokladaným časom začiatku a konca schôdzky.

Program schôdze by mal mať formát osnovy a čitateľnú veľkosť písma. Nájdite pre agendu čistý dizajn a z dôvodu konzistentnosti ho vždy používajte. Písmo by malo byť ľahko čitateľné, napríklad Times New Roman alebo Geneva alebo Arial. Ak už existuje šablóna pre programy schôdzí, jednoducho ju použite. Ak jeden neexistuje, vytvorte si ho. (Pozri nasledujúcu časť)

8. Zahrňte zoznam dokumentov potrebných pre schôdzu

Skupina je často požiadaná, aby na schôdzi reagovala na správu alebo návrh, a je užitočné uviesť tieto dokumenty v spodnej časti programu.

Okrem toho ušetrí čas, ak dokumenty pošlete spoločne pred schôdzou, takže každý, kto sa ich zúčastní, bude mať čas na ich kontrolu.

Ak sú notebooky vyžadované, nezabudnite o nich účastníkov vopred informovať.

Šablóny programu schôdze

Pokiaľ sa konali schôdze, boli tu aj programy schôdzí. Je teda pravdepodobné, že niekto vo vašej spoločnosti vie o čistej a ľahko čitateľnej šablóne programu schôdze, ktorú môžete použiť. Ale v nie, zvážte jednu z týchto možností:

Šablóna programu č. 1 - Plánovanie

Program zasadnutí pre plánovanie programu pre mentorov

Umiestnenie: Konferenčná miestnosť na prvom poschodíReklama

Dátum: 18. novembra 2019

Čas: 1: 30: 30 A

Časový plán

1. Základné informácie o účele mentorského programu, Cheryl Smith, riaditeľka pre ľudské zdroje (13:00 - 15:00)
   • a. Dôkazy týkajúce sa zapojenia zamestnancov
   • b. Potrebujete upraviť vychádzajúce hviezdy
2. Nábor mentorov / mentorovaných, Max Marcus, zástupca riaditeľa, HR (13:15 - 13:35)
   • a. Ostatné podnikové modely
   • b. Kritériá brainstormingu
3. Požiadavky na program pre mentorov, Seth Walsh, HR Intern (13:35 - 13:55)
   • a. Výhody a nevýhody štruktúrovaných stretnutí mentorov
   • b. Požiadavky na brainstorming
4. Implementácia, Cheryl Smith (13:55 - 14:20)
   • a. Časový rámec pre vedúcich oddelení na identifikáciu účastníkov
   • b. Zavádzanie pilotného programu
     • i. 1. školenie účastníka
     • ii. zavedenie pilotného programu
     • iii. štvrťročné prehľady
   • c. Vyhodnotenie programu
5. Ďalšie kroky, Max Marcus (14:20 - 14:25)

Šablóna programu č. 2 - Informácie

Program zasadnutí WXYZ

Cieľ: Vytvoriť životaschopný zoznam firiem, do ktorých je možné uskutočňovať studené hovory

Vedúca stretnutia: Mary Starsky

Dátum: 20. novembra 2019

Umiestnenie: 16. konferenčná miestnosť B

Čas: 16:00 - 17:00 ET

Volacie číslo / kód

Položky programuReklama

Úvod 16:00 - 16:05

1. John Smith - moderátor 16:05 - 16:20 Oslovené spoločnosti
2. Marianne Legit - moderátorka 16:20 - 16:35 Potenciálne potenciálne zdroje
3. Sylvia Stretch - moderátorka 16:35 - 16:55 Nové techniky získavania peňazí
4. Otázky a odpovede [iba ak je čas]

Príprava na stretnutie

• Prečítajte si: [Uveďte a priložte dokumenty]
• Prineste prosím: [t.j. Laptop, návrhy, spotrebný materiál]

Šablóna programu č. 3 - Prezentácia

Agenda spoločnosti ZZZ

Dátum / čas začiatku a konca: 21. novembra 2019; 9:00 ET - 10:00 ET

Umiestnenie: Jedáleň, 12. poschodie

Schôdzku zvolal: Steve Parks

1. Vitajte / Úvod - [Steve Parks, 9:00 - 9:10]
2. Prehľad novej produktovej rady - [Paul Aria, 9:10 - 9:20]
3. Demonštrácie - [Claire Ringis, 9:30 - 9:40]
   • a. Bieliaca zubná pasta
   • b. Zubná pasta, ktorá posilňuje ďasná
   • c. Zubná pasta, ktorá bojuje proti plaku
4. Produktový marketing - [Steve Parks, 9:40 - 9:50]
5. Diskusia a otázky a odpovede [9:50 - 9:55]
6. Ďalšie kroky - [bude distribuované po stretnutí]

Spodná čiara

Pri písaní programu schôdze máte pod kontrolou schôdzu

Vaším cieľom by malo byť uskutočniť úzke stretnutie. K tomu vám pomôže inteligentná agenda. Nechajte si dostatok času na diskusiu, ale nie príliš veľa času. Nezabudnite tiež začať svoje stretnutia včas.

Keď sa budete starať o vypracovanie programu schôdze, budete usmerňovať, aký postup je potrebné podniknúť. Vaša schopnosť pripraviť efektívny program schôdze zvýši produktivitu schôdzky aj následnú prácu. To sú dva mimoriadne počiny.

Usporiadajte najtesnejšie stretnutia vo svojej spoločnosti a výkon vášho tímu bude stúpať.

Ďalšie tipy na hosťovanie produktívnych stretnutí

• 12 tajomstiev superproduktívneho stretnutia, ktoré by ste mali vedieť
• Ako zabíjať nekonečné stretnutia a zostať produktívni
• Ako písať efektívne minúty zo stretnutí (s príkladmi)
• 11 aplikácií Scheduler Meeting, ktoré vám pomôžu zvýšiť produktivitu

Odporúčaný fotografický kredit: & Scaron; tefan & Scaron; tefančík cez unsplash.com Reklama