Keď dôjde k veľkým zmenám alebo prerušeniam života, riadenie času je jednou z prvých vecí, ktoré vyletia z okna. V týchto situáciách môže čas stratiť všetky definície. Je zrejmé, že pojmy urgentné a dôležité nadobúdajú nový význam.

Vo svojej knihe Sedem návykov vysoko efektívnych ľudí , Steven Covey popularizoval koncept, ktorý nazýva matica riadenia času. Covey rozdeľuje čas strávený bdením do štyroch kvadrantov:

• Kvadrant 1 : Naliehavé a dôležité. Príklady: získanie pomoci v prípade lekárskej pohotovosti alebo zastavenie malého dieťaťa v jazde.
• Kvadrant 2 : Nie súrne, ale dôležité. Príklady: pravidelná výmena oleja v automobile alebo splnenie interného cieľa spoločnosti, aby bolo zmysluplné reagovať na každý kontakt so zákazníkom do hodiny.
• Kvadrant 3 : Naliehavé, ale nie dôležité. Príklady: spolupracovník, ktorý sa zastaví, aby sa spýtal na firemný piknik, alebo reaguje na časovo obmedzené ponuky.
• Kvadrant 4 : Ani urgentné, ani dôležité. Príklady: doomscroll prostredníctvom informačných kanálov sociálnych médií, reagovanie na komentáre na webe uverejnené ľuďmi, ktorých nepoznáte, alebo relácie v televízii.

Tu je maticový graf ilustrovaný programom Sage Automation:^[1]

Aby sme čo najlepšie využili tieto štyri kvadranty, musíme byť brutálne úprimní v tom, ako - a k čomu - priraďujeme Coveyho výrazy. Postup je nasledovný:

1. Vložte dolárovú figúrku za váš čas

Ak chceš eliminovať plytvanie časom vo svojom živote začnite so svojím časom zaobchádzať, akoby to boli peniaze. Považovanie času za aktíva sa môže javiť ako trochu nejasný koncept. Pripojenie znakov dolára k vašim hodinám prinesie jasnosť v zhone.

Finančný expert Dave Ramsey navrhuje sledovať každý cent, ktorý zarobíte priradením všetkých svojich peňazí do kategórie. Napríklad 1 000 dolárov z vašej budúcej výplaty môže spadať do kategórie nájomného, ​​400 dolárov môže ísť do potravín atď.Reklama

Kým nezačnete pomenovávať a sledovať svoj čas, riadenie času nebude nič iné ako dohady a črevné pocity. Kombinácia matice riadenia času Covey a techniky Ramseyho je prvým krokom k tomu, aby ste sa posadili na miesto vodiča riadenia času. Možno sa rozhodnete, že váš čas má hotovosť v hodnote 30 dolárov za hodinu. Napríklad na konci záchvatu Netflixu zistíte, že ste strávili 4,5 hodiny. To predstavuje čistú hodnotu 135 dolárov. Zaznamenajte si to do denného denníka v časti zábava.

Ak sa vám páči väčšina ľudí, váš okamih jasnosti pravdepodobne dorazí na konci mesiaca, keď zosumarizujete hodnoty dolára, ktoré ste priradili svojim rôznym životným kategóriám.

Aj keď ste možno minuli 135 dolárov vynaložených na jediný televízny prenos, ako sa budete cítiť, keď zistíte, že za jeden mesiac ste v tejto kategórii minuli 1 485 dolárov? Ako referenčný bod predstavuje váš dostupný inventár času za 31-dňový mesiac, za predpokladu, že budete bdieť 16 hodín denne, 14 880 dolárov. Samotná pracovná doba pravdepodobne pohltila niečo v rozmedzí 4 500 - 6 000 dolárov.

Teraz máte právomoc vniesť skutočnú jasnosť do riadenia svojich priorít. Skutočne stálo sledovanie televízie takmer 10% z vašich celkových hodín bdenia? Na túto otázku môžete odpovedať iba vy.

2. Pripravte sa na úspech matice riadenia času

Začnite napísaním každej úlohy

V tomto okamihu sa snažíte iba vyprázdniť mozog. Nestrácajte energiu premýšľaním o naliehavosti, dôležitosti alebo termíne. Táto časť príde neskôr. Zatiaľ sa snažte zo všetkých síl dostať všetky úlohy, ktoré vám bzučia vo vnútri mozgu, do tabuľky alebo na papier.

Použite nástroje, ktoré vám najviac vyhovujú, aby ste mohli svoje myšlienky vyložiť čo najrýchlejšie. Neprestávaj, kým si nie si istý, že si všetko zachytil.

Ďalej každej úlohe priraďte termín

Začnite vyplnením tých termínov, o ktorých viete, že sú vytesané do kameňa. Na udržanie zdravých vzťahov budete chcieť uprednostniť záväzky, ktoré ste už voči iným prijali. Ak je to možné, stanovte si termíny skôr, ako ste sľúbili - možno budete potrebovať tento flex flex time ďalej. Začnite s cieľom riadenia času, aby ste boli známi ako typ človeka, ktorý nedostatočne sľubuje a nadmerne plní svoje úlohy.Reklama

Zvýraznite úlohy, o ktorých viete, že sú urgentné. Pri aplikácii výrazu urgentné buďte opatrní. To, čo sa vám zdá urgentné, nemusí mať žiadny vplyv na vašu rodinu, priateľov a zákazníkov. Každý musí prísť s osobnou pracovnou definíciou, ale na začiatok používajte túto klasifikáciu striedmo.

Pri klasifikácii uprednostnite predchádzajúce záväzky. Vždy sa môžete vrátiť späť a inovovať konkrétnu úlohu na tento stav, najskôr však prejavte zdržanlivosť. Nakoniec, ak je všetko urgentné, potom nič nemôže byť skutočne urgentné.

Zmeňte poradie zoznamu podľa dôležitosti

To je miesto, kde sa použitie tabuľky namiesto papiera môže skutočne vyplatiť. Vložte do tabuľky stĺpec dôležitosti alebo vyberte pero alebo značku inej farby, ak používate papierové alebo kartotéky. Priraďte každej úlohe hodnotenie dôležitosti od 1 (vôbec nie dôležité) do 100 (nanajvýš dôležité).

Ja osobne by som rád použil stupnicu od 1 do 100 kvôli podrobnosti, ktoré poskytuje. Napríklad dve úlohy môžu mať hodnotenie 8 na stupnici od 1 do 10, ale pri triedení môžete rozlišovať medzi 82 a 88.

3. Pripojte svoj život k matici riadenia času

Teraz urobte krok späť a pozrite sa, čo máte. Ak ste si splnili domácu úlohu, mali by ste si teraz pozrieť všetky svoje úlohy a ich poradie dôležitosti a naliehavosti.

Každú úlohu začnite posúvať do jedného zo štyroch kvadrantov matice riadenia času. Začnite zjavnými umiestneniami. Keď už sú v sieti, môžete vyhodnotiť blízke hovory, ktoré by mohli oprávnene skončiť v jednom z dvoch kvadrantov. Môžete začať znova prehodnocovať položky z hľadiska dôležitosti alebo naliehavosti, a to je v poriadku. Možno si uvedomíte, že niektoré úlohy nie sú také dôležité alebo urgentné, ako ste si pôvodne mysleli.

Q1: Udržujte otvorený pristávací prúžok

Snažte sa držať čo najviac vecí z urgentného a dôležitého kvadrantu. To nemusí byť možné pri vašom prvom pokuse o správu času, ale stanovili ste si dlhodobý cieľ, ktorým je zachovanie určitého otvoreného priestoru v Q1. Môžete to dosiahnuť tým, že budete pracovať s úlohami, ktoré sa objavujú v ostatných troch kvadrantoch, čo najefektívnejšie a najefektívnejšie.Reklama

Napríklad zaneprázdnený začínajúci zakladateľ bude stále chcieť zostať vo forme, ale nebude mať hodiny strávené v posilňovni. Najpredávanejší autor Wall Street Journal, Dr. John Jaquish, odporúča tréning s variabilným odporom pred tréningom s veľkou váhou. Je vedecky dokázané, že tréning s premenlivým odporom prináša lepšie výsledky pre kondíciu za oveľa kratší čas, hovorí doktor Jaquish. To v kombinácii s stravou s vysokým obsahom bielkovín môže podnikateľom poskytnúť výsledky, ktoré chcú, bez toho, aby obetovali cenné hodiny strávené v rámci svojho dňa.

Je zrejmé, že by ste mohli klientovi zavolať o 10 minút a okamžite umiestniť niečo do Q1. Žiadne plánovanie ani príprava z vašej strany nemohla zabrániť tomu, aby tam pristálo, takže to nie je vaša chyba. Vašou úlohou je zabezpečiť pre túto možnosť pristávaciu dráhu.

Otázka 2: Vyradenie týchto úloh pomocou vyhradených časových blokov

Ak je niečo dôležité, má to veľkú šancu, že sa nakoniec stanete urgentným. Na príklade výmeny oleja je zrejmé, že chcete túto úlohu vyriešiť skôr, ako motor zasekne. Ak to neurobíte, musíte úlohu Q2 zrazu preklasifikovať na Q1 a budete mať úplne novú Q1, ktorá jej bude robiť spoločnosť: Získajte auto na prenájom.

Ostatné úlohy Q2 nemusia byť nikdy urgentné, ale to neznižuje dôležitosť týchto položiek v širšom obraze. Možno ste sa zaviazali dozvedieť sa viac, aby ste pomohli pokročiť v boji proti rasizmu na pracovisku, poznamenáva autorka a prispievateľka Forbes Dana Brownleeová. Tento cieľ sa s najväčšou pravdepodobnosťou nenaplní, kým a pokiaľ proaktívne nezablokujete čas v kalendári, aby ste si zaistili, že si na tento cieľ vyhradíte potrebný čas.^[dva]

Bez vedomého úsilia naplánovať tieto úlohy zostanú navždy zrušené.

Otázka 3: Spýtajte sa na svoje urgentné položky niekoľko otázok

Prinajmenšom jedným problémom v tejto kategórii je, že urgentné úlohy sa často tvária ako dôležité. Je bežné zamieňať si ich, takže je dôležité naučiť sa rozlišovať. Text od potenciálneho klienta, ktorý dúfate, že dostanete, je urgentný, zatiaľ čo e-mail od vášho poisťovacieho agenta, ktorý chce naplánovať ročné preskúmanie poistnej zmluvy, môže pravdepodobne počkať do piatku.

E-maily, hlasové správy, textové správy a iné formy okamžitej komunikácie majú so sebou takmer vždy pocit naliehavosti, ale nemusia byť dôležité. Keď sa pozeráte na veci, ktoré pristáli v 3. štvrťroku, položte si otázku, či zdieľate naliehavosť odosielateľa alebo nie. Môže byť čas odhlásiť sa z odberu určitých skupín, jednotlivcov alebo bulletinov, aby ste minimalizovali neporiadok Q3.Reklama

Otázka 4: Využite čo najskôr svoje nie súrne a nie dôležité činnosti

Q4 je kvadrant, na ktorý sa každý manažér rád vyhadzuje, ale nebuďte unáhlený. Aj keď určite chcete vylúčiť úplné naštvanie, toto je tiež kvadrant, kde žijú prestoje. Namiesto toho, aby ste sa zaviazali, že prísaháte úplne všetkým aktivitám Q4, využite všetky svoje aktivity na maximum.

Najprv začnite vylúčením alebo delegovaním úloh, ktoré váš čas nevyužívajú najlepšie. Iste, túto správu je potrebné preformátovať, ale pravdepodobne by to za vás mohol urobiť stážista. Použite predajný softvér na automatizáciu svojich prospektívnych e-mailov, aby ste ich nemuseli posielať všetky sami.

Pokiaľ ide o prestávku, uvedomte si činnosti, pri ktorých sa cítite svieži, a tie, pri ktorých sa cítite vyčerpaní. Povedzte áno tej prechádzke v lese a nie hádkam s cudzími ľuďmi na sociálnych sieťach. Rozumným výberom voľnočasových aktivít získate zo svojho Q4 maximum.

Záverečné myšlienky

Matica riadenia času spoločnosti Covey je ohromným nástrojom, ktorý si môžete osvojiť, keď máte pocit, akoby vás váš rozvrh ovládal namiesto naopak. Váš úspech sa pravdepodobne bude priraďovať k tomu, ako ste k sebe pri prideľovaní štítkov čestní.

Nebojte sa položiť si otázku: Je to skutočne urgentné? Budete tiež musieť ostro rozlišovať medzi tým, čo je pre vás dôležité, a tým, čo je dôležité pre niekoho iného. Je príliš ľahké nekriticky prijať nálepku niekoho iného ako dôležitého alebo naliehavého.

Je tu sladké miesto pre správu času, ktoré vám dáva úplnú kontrolu nad vašim harmonogramom bez toho, aby ste sa museli rigidne zamýšľať. Najmä podnikatelia budú musieť do svojich harmonogramov zahrnúť určitú flexibilitu, aby mohli využívať príležitosti Q1, ktoré sa objavia neohlásene. Príliš veľa pružnosti a nakoniec stratíte čas. Keď si prispôsobujete techniky Coveyho a Ramseyho tak, aby vyhovovali vášmu životu, dajte si milosť urobiť chyby a dolaďte ich podľa potreby. Dostanete sa tam.

Ďalšie tipy na efektívne riadenie času

• 10 praktických spôsobov, ako vylepšiť zručnosti v oblasti riadenia času
• 10 preukázaných zručností v oblasti riadenia času, ktoré by ste sa dnes mali naučiť
• Ako zvýšiť produktivitu práce: 9 základných pravidiel

Odporúčaný foto kredit: prieskum # cez unsplash.com Reklama

Odkaz