Všetci máme tie dni, keď sa zdá, že sme splnenie zadaných úloh nemohli dosiahnuť. Vďaka pokušeniu sociálnych médií, mobilných hier a internetu všeobecne - nehovoriac o neustálom ruchu ľudí v kancelárii - je ľahké prepadnúť rušeniu a vyrušovaniu pri práci.

Čo s tým teda môžeme urobiť? Ako byť produktívny v práci?

Aj keď nemáme spoľahlivý systém, ktorý by dokázal úplne vylúčiť poruchy a odchýlky, máme 9 základných pravidiel, pomocou ktorých môžete zvýšiť svoju produktivitu.

Pokračujte v čítaní a dozviete sa naše tipy na produktivitu práce.

Obsah

1. Čo to znamená byť produktívny?
2. 9 základných pravidiel o tom, ako byť produktívny v práci
3. Spodný riadok
4. Ďalšie tipy na zvýšenie produktivity

Čo to znamená byť produktívny?

Ako byť produktívny v práci? je odveká otázka, ktorá trápi zamestnancov aj zamestnávateľov po celom svete. Bez ohľadu na to, kde pracujete a čo robíte, každý stále hľadá nové spôsoby, ako byť efektívnejší a efektívnejší.

Čo však v skutočnosti znamená byť produktívny?

Dokončenie viacerých úloh na zozname alebo dlhší pracovný čas nemusí nevyhnutne znamenať, že ste produktívnejší. Znamená to len, že ste viac zaneprázdnení a produktivitu by ste si nemali zamieňať s vyťaženosťou.

Produktivita znamená dosahovanie efektívnych výsledkov v čo najkratšom čase, čo vám dáva viac času voľnosti.

Zahŕňa to prácu múdrejšiu, nie ťažšiu. Znamená to zdokonalenie procesov, zrýchlenie pracovných postupov a zníženie pravdepodobnosti prerušenia.

Produktivitu je najlepšie dosiahnuť, keď sa pozriete na svoj súčasný spôsob práce, identifikujete úzke miesta, nedostatky a prekážky a potom hľadáte spôsoby, ako sa zlepšiť.

9 základných pravidiel o tom, ako byť produktívny v práci

1. Vyvarujte sa multitaskingu

Multitasking môže vytvárať dojem, že je možné splniť viac úloh, pretože robíte viac vecí naraz. Opak je však pravdou.Reklama

Výskum ukázal, že pokus o viac vecí naraz si vyžaduje daň z produktivity a že prechod medzi úlohami môže niekoho stáť až 40 percent času.^[1]Je to preto, lebo vášmu sústredeniu a sústredeniu neustále bránia zmeny v práci.

Ak máte na tanieri veľa úloh, určiť svoje priority a na každú úlohu vyhradiť dostatok času. Takto môžete najskôr pracovať na tom, čo je urgentné, a mať dostatok času na splnenie zvyšných svojich úloh.

2. Vypnite upozornenia

Podľa prieskumu spoločnosti Gallup viac ako 50 percent majiteľov amerických smartfónov pripúšťa kontrolu svojich telefónov niekoľkokrát za hodinu.^[dva]

Vypnutie telefónu - alebo aspoň vašich upozornení - počas pracovnej doby je dobrý spôsob, ako zabrániť tomu, aby ste telefón neustále kontrolovali.

To isté platí pre váš počítač. Ak máte oprávnenie na prístup k sociálnym médiám na pracovnej ploche, vypnite príslušné oznámenia.

Ďalším dobrým tipom je odhlásenie z účtov na sociálnych sieťach. Preto, keď budete mať potrebu to skontrolovať, môžete byť podvedení, pretože vaša stránka nie je tak ľahko prístupná.

3. Spravujte prerušenia

V kancelárii sú nevyhnutné prerušenia, ktorým sa nedá vyhnúť, napríklad váš nadriadený žiada o rýchle stretnutie alebo váš kolega požiada o pomoc. Najlepší prístup k riešeniu tohto problému je vedieť, ako zaobchádzať s prerušeniami ako profesionál.

Buďte iniciatívni a informujte ľudí vo svojom okolí o svojej potrebe sústrediť sa. V aplikácii pre pracovný chat si zapnite stav ako zaneprázdnený / nedostupný.

Ak máte termín, oznámte svojim kolegom, že sa musíte sústrediť, a naozaj by ste ocenili, ak vás momentálne nikto neprerušuje alebo dokonca pracujete z domu, ak je to pre vás uskutočniteľné.

Predvídaním a zavedením plánu na ich správu sa tak minimalizujú vaše šance, že budete ovplyvnení prerušeniami.

4. Zjedz žabu

Mark Twain kedysi slávne povedal, že:Reklama

ak je tvojou prácou zjesť žabu, najlepšie je urobiť to najskôr ráno. A ak je tvojou úlohou zjesť dve žaby, najlepšie je najskôr zjesť najväčšiu.

To v podstate znamená, že svoju najväčšiu a najnaliehavejšiu úlohu by ste mali dostať z cesty ako prvú.

Všetci máme tú veľkú a dôležitú úlohu, ktorú nechceme robiť, ale vieme, že ju musíme urobiť, pretože má najväčší následok, ak ju nedokončíme.

Zjedz žabu je technika produktivity, ktorá vás povzbudzuje, aby ste najskôr vykonali najdôležitejšie a najnežiaducejšie úlohy. Dokončenie tejto konkrétnej úlohy skôr, ako čokoľvek iné, vám prinesie obrovský pocit úspechu. Nastaví loptičku na zvyšok dňa a motivuje vás k dychtivému splneniu ďalších úloh.

5. Obmedzte schôdzky

Stretnutia môžu zabrať veľa času, čo je čas, ktorý sa dá využiť na vykonanie niečoho užitočného.

Musíte počkať, kým všetci prídu, až potom, keď sú príjemné jedlá z cesty, môžete do toho konečne uviaznuť. Vyžehlenie jedného čísla môže niekedy trvať aj celú hodinu.

Alternatíva? Dohodnite si stretnutie vôbec. Budete prekvapení, koľko vecí sa dá vyriešiť prostredníctvom e-mailu alebo rýchleho telefonického hovoru.

To však neznamená, že by ste mali stretnutia úplne vylúčiť. Za určitých okolností sú stále potrebné osobné diskusie a rokovania. Uistite sa, že ste predtým zvážili všetky možnosti.

Ak ide iba o zdieľanie informácií, pravdepodobne bude lepšie poslať e-mail; ale ak je potrebný brainstorming alebo podrobná diskusia, potom by bolo najlepšie osobné stretnutie.

6. Využite nástroje

Mať správne nástroje na prácu je zásadné, pretože ste skutočne tak dobrí, ako sú zdroje, ktoré máte k dispozícii. Nielen, že budete schopní splniť úlohy čo najefektívnejšie, ale môžu tiež zjednodušiť procesy. Uvedené procesy sú pre podnikanie nevyhnutné, pretože riadia úlohy, udržiavajú zamestnancov v kontakte a uchovávajú dôležité údaje.

Ak ste manažérom alebo vlastníkom firmy, uistite sa, že váš tím má správne nástroje.Reklama

A ak ste zamestnancom a myslíte si, že nástroje, s ktorými momentálne musíte pracovať, nie sú úplne porovnateľné, informujte o tom svojho manažéra. Dobrý vedúci tímu chápe význam správnych nástrojov a to, ako to môže mať vplyv na produktivitu zamestnancov.

Niekoľko príkladov nástrojov, ktoré by sa mohli použiť:

Komunikácia

• Slack pre tímový chat a spoluprácu.
• Samepage pre softvér pre videokonferencie.
• Zendesk pre zákaznícke služby.

Správa úloh

• Zenkit pre spoluprácu a projektovú spoluprácu.
• Wunderlist za zaradenie vašich úloh.
• Wekan pre možnosť otvoreného zdroja.

Správa databázy

• Tvorca Zoho pre bezplatnú online databázu.
• Ninox pre rôzne šablóny.
• QuintaDB pre vytváranie webových formulárov a CRM.

Sledovanie času

• Clockify pre bezplatný sledovač.
• TMetrický pre integrácie pracovného priestoru.
• TimeCamp na dochádzku a sledovanie produktivity.

Môžete sa tiež pozrieť na tieto Top 10 nástrojov produktivity, ktoré vám pomôžu dosiahnuť 10-krát viac za kratší čas .

7. Declutter a organizovať

Neusporiadaný a preplnený pracovný priestor môže obmedziť vašu schopnosť sústrediť sa. Podľa vedcov môže fyzický neporiadok negatívne ovplyvniť vašu schopnosť sústrediť sa a prijímať informácie.^[3]Preto je dôležité udržiavať vaše pracovné prostredie dobre usporiadané a prehľadné.

Zaistite si svoj vlastný organizačný systém, aby ste vedeli, čo robiť, keď sa papierovanie začne hromadiť.

Ak budete mať správnu organizáciu, zabezpečíte tiež, že budete vedieť, kde nájdete príslušné písacie potreby, nástroje alebo dokumenty, keď to budete potrebovať. Americká štúdia odhalila, že priemerný pracovník môže strácať až jeden týždeň ročne hľadaním nesprávne umiestnených vecí.^[4]

Tu je užitočný sprievodca, ktorý vám pomôže s odmietnutím a usporiadaním: Ako odbúravať život a znižovať stres (Sprievodca príručkou)

8. Vezmite prestávky

Pravidelné prestávky sú nevyhnutné pre udržanie produktivity práce. Práca pred počítačom môže viesť k sedavému životnému štýlu, ktorý vás môže vystaviť vyššiemu riziku srdcových chorôb, cukrovky a obezity. Dokonca aj 30-sekundový mikrobreak môže zvýšiť vašu produktivitu až o 30 percent.

Prestávky sú rovnako ako vaše fyzické zdravie rozhodujúce pre duševnú a emočnú pohodu. Je to preto, že váš mozog je ako sval, čím viac pracuje bez prestávky, tým ľahšie sa opotrebúva.

Ak sa ubezpečíte, že si skutočne oddýchnete, môžete zabrániť únave z rozhodovania. Môže tiež pomôcť zvýšiť kreativitu.

Prezrite si tento článok a zistite, prečo by ste mali začať plánovať čas na prestávky: Dôležitosť plánovania výpadkuReklama

9. Pite vodu

Aj keď vieme, že by sme mali, je ľahké zabudnúť na dostatok vody počas pracovného dňa.

Mnoho z nás sa obracia na čaj alebo kávu, aby nás udržali v kofeíne. Rovnako ako prestávky, pitná voda je však nevyhnutná pre udržanie úrovne produktivity práce. Je to jednoduché a efektívne.

Nedostatok pitnej vody môže viesť k dehydratácii a tiež bolesti hlavy, únava a priberanie na váhe.

Dobrým tipom, ako sa vyhnúť dehydratácii, je mať fľašu s vodou pri stole, pretože vám môže pripomínať neustále pitie vody.

Ak zistíte, že chuť vody je trochu nevýrazná, pridajte nejaké ovocie, napríklad uhorku alebo citrón, aby ste mali lepšiu chuť.

Tu tiež môžete získať viac nápadov, ako piť viac vody: Ako piť viac vody (a prečo by ste mali)

Spodný riadok

Predchádzajúcich 9 základných pravidiel o produktivite práce nie je všetko, všetko. Vy a spoločnosť, pre ktorú pracujete, môžete mať ďalšie tipy, ako sa najlepšie zvyšuje a udržuje produktivita.

Je to koniec koncov niečo, čo sa dá vnímať odlišne v závislosti od konkrétnej práce a pracovného prostredia.

Tvrdenie, že 9 základných pravidiel však slúži ako dobrý základ pre kohokoľvek, kto zistí, že podľahol narušeniu a rozptýleniu, a hľadá spôsoby, ako ich prekonať.

Dobrým tipom, ktorý treba mať na pamäti, je, že zmena nenastane cez noc. Začnite v malom a buďte dôslední . Ak sa pošmyknete, jednoducho sa oprášte a skúste to znova.

Rozvíjanie návykov sa deje postupne, takže pokiaľ s tým budete držať krok, čoskoro si začnete všímať zmeny, ktoré robíte, a nakoniec si budete môcť vychutnať ovocie svojej práce.Reklama

Ďalšie tipy na zvýšenie produktivity

• Sprievodca uprednostňovaním vašej práce a života
• 30 najlepších kníh o produktivite, ktoré by ste si mali prečítať, aby ste zvýšili svoju produktivitu
• 13 stratégií, ako naštartovať svoju produktivitu
• Starostlivé umenie delegovania

Odporúčaný fotografický kredit: Cathryn Lavery cez unsplash.com

Odkaz