20 tipov na správu času na zvýšenie vašej produktivity
Ste väčšinou dochvíľni alebo meškáte? Dokončíte veci v stanovenom čase? Odovzdávate svoje správy / prácu včas? Ste schopní stihnúť to, čo chcete, pred termínmi? Ste dobrý manažér času?
Ak na niektorú z vyššie uvedených otázok odpoviete záporne, znamená to, že si svoj čas nespravujete tak, ako by ste chceli. Tu je 20 tipov na správu času, ktoré vám pomôžu lepšie spravovať čas:
1. Vytvorte denný plán
Naplánujte si deň skôr, ako sa rozvinie. Urobte to ráno alebo ešte lepšie, večer pred spánkom. Plán vám poskytne dobrý prehľad o tom, ako sa deň bude vyvíjať. Takto sa nenecháte zaskočiť. Vašou dnešnou úlohou je držať sa plánu čo najlepšie.
Tu je Ako vytvoriť zoznam úloh, ktorý super zvýši vašu produktivitu .
2. Stanovte časový limit pre každú úlohu
Majte na pamäti, že musíte dokončiť X úlohu do 10:00, Y úlohu do 15:00 a položku Z do 17:30. To zabráni tomu, aby sa vaša práca presunula a najedla sa v čase vyhradenom na iné činnosti.
3. Použite kalendár
Mať kalendár je najzákladnejším krokom k zvládnutiu vašich každodenných činností. Ak používate poznámky z programu Outlook alebo Lotus, kalendár je súčasťou vášho poštového softvéru.
Používam to. Je ešte lepšie, ak môžete synchronizovať svoj kalendár s mobilným telefónom a ďalšími hardvérmi, ktoré používate - týmto spôsobom máte prístup k svojmu rozvrhu bez ohľadu na to, kde sa nachádzate. Tu je 10 najlepších aplikácií pre kalendár, ktoré vám pomôžu zostať na dobrej ceste .
Viac tipov, ako používať kalendár na lepšiu správu času, nájdete tu: Ako používať kalendár na vytváranie času a priestoru
4. Použite organizátor
Organizátor vám pomôže byť na vrchole všetkého vo vašom živote. Je to váš centrálny nástroj na organizovanie informácií, zoznamov úloh, projektov a ďalších rôznych položiek.Reklama
Títo Top 15 aplikácií a nástrojov na správu času vám pomôže lepšie sa zorganizovať, vyberte si taký, ktorý vyhovuje vašim potrebám.
5. Poznajte svoje termíny
Kedy potrebujete dokončiť svoje úlohy? Termíny si jasne vyznačte do kalendára a organizátora, aby ste vedeli, kedy ich musíte dokončiť.
Pri stanovovaní lehôt však určite neurobte týchto 10 bežných chýb.
6. Naučte sa povedať Nie
Neberte na seba viac, ako zvládnete. Ak chcete rozptýliť pozornosť, ktorá sa objaví, keď robíte iné veci, dajte rázne nie. Alebo to odložiť na neskôr.
Leo Babauta, zakladateľ Zen Habits, má niekoľko skvelých poznatkov o tom, ako povedať nie: Nežné umenie povedať č
7. Cieľ byť skorý
Ak sa zameriavate na čas, budete načas alebo prídete neskoro. Väčšinou prídete neskoro. Ak sa však zameriavate na skorý termín, s najväčšou pravdepodobnosťou prídete včas.
Pokiaľ ide o schôdzky, snažte sa byť včas. Termíny zasielajte skôr, ako je potrebné.
Poučte sa z týchto tipov o ako sa pripraviť na to, že budeš skoro , namiesto včas.
8. Časový rámec vašich aktivít
To znamená obmedziť svoju prácu na X času. Prečo je pre teba dobrý čas? Tu je 10 dôvodov, prečo by ste mali začať s time-boxom.Reklama
Môžete si tiež prečítať viac informácií o tom, ako vykonávať časový box: Získanie dôležitých vecí naplánovaním časových blokov
9. Majte pred sebou viditeľne umiestnené hodiny
Niekedy sme tak pohrúžení do svojej práce, že strácame pojem o čase. Ak budete mať pred sebou obrovské hodiny, budete informovaní o aktuálnom čase.
10. Nastavte pripomienky 15 minút predtým
Väčšina kalendárov má funkciu pripomenutia. Ak sa chcete zúčastniť dôležitej schôdzky, nastavte si budík 15 minút predtým.
Viac o tom, ako vám pripomenutia pomáhajú pamätať na všetko, sa môžete dozvedieť v tomto článku: Dôležitosť pripomienok (a ako vytvoriť funkčné pripomenutie)
11. Zameranie
Plníte si toľko úloh naraz, že jednoducho nič nerobíte? Ak je to tak, zamerajte sa iba na jednu kľúčovú úlohu súčasne. Multitasking je pre vás zlý .
Zatvorte všetky aplikácie, ktoré nepoužívate. Zatvorte v prehliadači karty, ktoré odvádzajú vašu pozornosť. Zamerajte sa výlučne na to, čo robíte. Takto budete efektívnejší.
Generálny riaditeľ spoločnosti Lifehack napísal definitívneho sprievodcu zameraním na to, ako sa sústrediť, prečítajte si tipy: Ako zamerať a maximalizovať svoju produktivitu (definitívny sprievodca)
12. Blokujte vyrušovanie
Čo vás rozptyľuje pri práci? Okamžité správy? Zvoní telefón? Vyskytujú sa textové správy?
V dnešnej dobe chat takmer nepoužívam. Prihlásim sa iba vtedy, keď nemám v úmysle robiť žiadnu prácu. Inak to bude veľmi rušiť.Reklama
Keď robím dôležitú prácu, vypol som aj telefón. Hovory počas tejto doby sa zaznamenávajú a ja ich potom kontaktujem, ak je to niečo dôležité. To mi pomáha lepšie sa sústrediť.
Ďalšie tipy, ako minimalizovať rozptýlenie, nájdete v článku Ako minimalizovať rozptýlenie, aby ste mohli robiť veci
13. Sledujte svoj strávený čas
Keď začnete sledovať svoj čas, budete si viac vedomí, ako trávite čas. Môžete napríklad nastaviť jednoduchý odpočítavací časovač, aby ste sa ubezpečili, že úlohu dokončíte v časovom rozmedzí, napríklad 30 minút alebo 1 hodinu. Časová tieseň vás môže tlačiť, aby ste sa sústredili a pracovali efektívnejšie.
Nájdete viac aplikácie na sledovanie času tu a vyberte si ten, ktorý vám vyhovuje.
14. Nerobte si starosti s nedôležitými podrobnosťami
Nikdy nedosiahnete všetko presne tak, ako chcete. Pokúšať sa o to je neúčinné.
Ak sa snažíte byť dokonalí, narobí vám to viac škody ako úžitku, tu sa dozviete, ako na to perfekcionizmus zabíja vašu produktivitu a ako zbaviť sa perfekcionizmu zmýšľania.
15. Stanovte priority
Pretože nemôžete robiť všetko, naučte sa uprednostňovať dôležité a ostatné pusťte.
Uplatňovať zásadu 80/20, ktorá je kľúčovým princípom pri stanovovaní priorít. Môžete tiež využiť túto techniku a uprednostniť všetko, čo máte na tanieri: Ako správne určiť priority za 10 minút a pracovať 10x rýchlejšie
16. Delegát
Ak existujú veci, ktoré môžu lepšie urobiť iní, alebo veci, ktoré nie sú také dôležité, pouvažujte nad delegovaním. To zaberá a vy sa môžete sústrediť na dôležité úlohy.Reklama
Keď delegujete časť svojej práce, ušetríte si čas a dosiahnete viac. V tejto príručke sa dozviete, ako efektívne delegovať diela: Ako delegovať prácu (konečný sprievodca pre úspešných vedúcich)
17. Dávajte podobné úlohy dokopy
Pre súvisiace práce ich dávkujte dokopy.
Napríklad moju prácu možno rozdeliť do týchto základných skupín:
- písanie (články, moja pripravovaná kniha)
- koučovanie
- vývoj dielní
- rozvoj podnikania
- administratívne
Dávam všetky súvisiace úlohy dohromady, aby vznikla synergia. Ak potrebujem uskutočňovať hovory, pridelím časový úsek na uskutočnenie všetkých svojich hovorov. Skutočne to zefektívňuje postup.
18. Eliminujte svoje zbytočné strácanie času
Čo vám berie čas mimo práce? Facebook? Twitter? Kontrola e-mailu? Prestaňte ich tak často kontrolovať.
Jedna vec, ktorú môžete urobiť, je sťažiť ich kontrolu - odstrániť ich z prehliadača rýchle odkazy / záložky a vložiť ich do ťažko prístupného priečinka so záložkami. Nahraďte záložky prehliadača dôležitými pracovnými stránkami.
Aj keď budete nepochybne stále kontrolovať FB / Twitter, zistíte, že je to nižšia frekvencia ako predtým.
19. Odrezať, keď potrebuješ
Hlavným dôvodom, prečo veci preplnia, je ten, že neprerušujete čas, keď musíte.
Nebojte sa zasahovať do schôdzky alebo robiť čiaru k prerušeniu. V opačnom prípade nikdy nebude konca a budete sa len najesť času na neskôr.Reklama
20. Nechajte medzipamäť čas medzi
Nebaľte všetko blízko seba. Medzi jednotlivými úlohami nechajte 5-10 minútový čas medzipamäte. Pomôže vám to zabaliť predchádzajúcu úlohu a začať s ďalšou.
Ďalšie tipy na správu času
- 10 praktických spôsobov, ako vylepšiť svoje schopnosti riadenia času
- 13 stratégií, ako naštartovať svoju produktivitu
- Ako byť produktívny v práci: 9 základných pravidiel
Odporúčaný foto kredit: Unsplash cez unsplash.com